Thành lập văn phòng đại diện chi tiết và rõ ràng

Bạn đang có mong muốn mở rộng kinh doanh, bạn có ý định thành lập văn phòng đại diện cho công ty của mình, nhưng không rành về hồ sơ, thủ tục thì hãy liên hệ vào số hotline 0932 068 886 để được tư vấn, hướng dẫn.

Để làm được thủ tục thành lập văn phòng đại diện không phải ai cũng biết thực hiện, có rất nhiều loại giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm những gì theo quy định mà không phải ai cũng nắm rõ được, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Quang Minh để hiểu về vấn đề này nhé.

Căn cứ pháp lý

Những thông tin liên quan đến hồ sơ, thủ tục và chi phí thành lập văn phòng đại diện được thực hiện trên những cơ sở pháp lý. Cụ thể chúng ta dựa vào Luật doanh nghiệp và thông tư liên quan như:

• Luật Doanh nghiệp quy định các điều kiện, loại hình và thủ tục liên quan đến doanh nghiệp. Luật này được ban hành mới nhất vào năm 2020.
• Thông tư số 47/2019/TT. Vào ngày 05/8/2019, Thông tư 47/2019/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính. Trong đó, thông tư quy định về mức thu, chế độ thử, việc nộp, quản lý và sử dụng chi phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng như là một nơi trung gian trao đổi và thực hiện giao dịch với đối tác. Văn phòng này cũng tiến hành hoạt động nghiên cứu, chia sẻ thông tin, đặc biệt tiếp cận với thị trường và đối tác tiềm năng cho doanh nghiệp. 

Vậy cần những điều kiện gì để có thể được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty? Thực tế thì điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam tương đối đơn giản. Doanh nghiệp của bạn chỉ cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Văn phòng đảm bảo chức năng đại diện được ủy quyền của doanh nghiệp. Văn phòng này không thực hiện chức năng kinh doanh.
• Việc đặt tên cho văn phòng đại diện cần tuân thủ những quy định của pháp luật. Cụ thể là không được giống, trùng và gây lẫn lộn với những tên đã đăng ký. Tên văn phòng đại diện bao gồm tên doanh nghiệp, cùng cụm từ “Văn phòng đại diện”. Không được phép dùng tên của các cơ quan nhà nước, hay đơn vị vũ trang, hay tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp. 
• Đối với biển hiệu của văn phòng đại diện, tên cần phải được viết chữ in hoa hay khổ chữ nhỏ hơn tên của công ty mẹ bằng tiếng Việt. Yêu cầu này cũng sử dụng trong các văn bản giao dịch, tài liệu, hay giấy tờ ấn phẩm được phát hành bởi văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp phải uỷ quyền để văn phòng đại diện thực hiện ký kết và đóng dấu các giấy tờ hợp đồng. Nghĩa là văn phòng đại diện không được phép tự mình ký kết những hợp đồng riêng.
• Văn phòng đại diện cần phải đăng ký trụ sở. Địa chỉ đăng ký trụ sở cần đáp ứng các quy định của pháp luật.

Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị trung gian và phụ thuộc vào doanh nghiệp. Các hoạt động của văn phòng đại diện có chức năng bảo vệ quyền lợi và thực hiện theo ủy quyền của doanh nghiệp. 

Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chi tiết:

Để xin thành lập văn phòng đại diện, chúng ta cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Văn bản thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản cuộc họp liên quan đến thành lập văn phòng đại diện của hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị;
• Quyết định liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện việc nộp hồ sơ;
• Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ.

Các bước làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, chúng ta cần thực hiện thủ tục theo quy định của nhà nước. Thủ tục bao gồm 3 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Đây là bước đầu tiên và có thể xem là quan trọng nhất. Đối với các thủ tục hành chính pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chuẩn xác là yêu cầu cần thiết. Đảm bảo các bước tiếp theo diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và mang lại kết quả nhanh chóng. Nếu không, chúng ta sẽ mất nhiều thời gian chỉnh sửa và bổ sung nhiều lần. 

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được xem xét bởi phòng đăng ký kinh doanh. Phòng này trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư – nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Vì thế, bạn cần đến phòng này để nộp trực tiếp.

Chúng ta cũng có thể chọn nộp hồ sơ qua trực tuyến nếu đây là cách thuận tiện cho doanh nghiệp. 

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký thành lập văn phòng đại diện 

Tính từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ phản hồi thông tin trong vòng 3 ngày làm việc. Khi hồ sơ doanh nghiệp đầy đủ và hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký cho văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ thiếu sót, Phòng này sẽ gửi văn bản yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung. Bạn sẽ tiến hành việc chỉnh sửa, rồi nộp lại theo bước 2. 

Chi phí thành lập văn phòng đại diện gồm những phí gì?

Văn phòng đại diện, đây là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng làm đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy chi phí thành lập văn phòng đại diện gồm những khoản nào?

Chi phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra trong quá trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện. Trong đó, có 3 khoản phí chính mà doanh nghiệp cần chi trả:

Lệ phí nhà nước 

Trên cơ sở pháp lý của Thông tư 47/2019/TT – BTC, chi phí cho thủ tục thành lập văn phòng đại diện ban hành biểu phí được quy định cụ thể. Trong đó, lệ phí nhà nước bao gồm:

• Lệ phí cho việc cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Phí này quy định là 50.000 đồng.
• Lệ phí cho việc cấp lại văn bản chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty. Khoản phí cấp lại là 50.000 đồng/ 1 lần cấp.
• Lệ phí cho việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty. Lệ phí này quy định là 50.000 đồng/ lần thay đổi.
• Phí cung cấp thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận về văn phòng đại diện. Phí này là 20.000 đồng cho mỗi bản cung cấp.

Lệ phí khắc con dấu văn phòng đại diện 

Lệ phí khắc con dấu là khoản phí doanh nghiệp cần trả cho đơn vị thực hiện dịch vụ khắc con dấu. Loại phí sẽ tùy thuộc vào kích thước con dấu, loại con dấu, số lượng mẫu con dấu, và đơn vị thực hiện dịch vụ khắc con dấu.

Phí dịch vụ

Phí dịch vụ là những khoản phí doanh nghiệp chi trả cho đơn vị thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Phí dịch vụ của mỗi đơn vị sẽ khác nhau tùy theo bảng giá chi tiết về những công việc kèm theo. Phí này có thể bao gồm hoặc không lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu cho văn phòng đại diện. 

Những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện 

Ở phần trên, Quang Minh đã lưu ý về việc chuẩn bị hồ sơ và thủ tục mở văn phòng đại diện. Trong nội dung này, chúng tôi chia sẻ những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng. Nhằm giúp bạn hạn chế việc tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí liên quan đến thủ tục hành chính. 

• Việc đặt tên cho văn phòng đại diện cần đáp ứng các quy định của nhà nước tại Luật Doanh nghiệp. Chúng ta cần kiểm tra tên dự định đặt trước khi đăng ký. Nhằm đảm bảo tên đó không bị trùng, giống hoặc gây lẫn lộn với những tên đã đăng ký. Như thế, tiến độ thực hiện việc đăng ký không bị ảnh hưởng.
• Địa chỉ đăng ký đặt văn phòng đại diện cần phải rõ ràng và cụ thể. Địa chỉ cần đủ các thông tin bao gồm số nhà, tên hẻm/đường, xã/phường, huyện/quận/thị xã, tỉnh/thành phố.
• Về thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại cần điền đầy đủ và chính xác.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện cần hợp lệ. Cụ thể là CMND/CCCD/hộ chiếu cần được sao y chứng thực trong vòng 6 tháng.
• Tiến hành làm và treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động. Biển hiệu cần có các thông tin về mã số thuế, tên và địa chỉ văn phòng.
• Khoản lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện là 1 triệu đồng/năm. Nếu công ty đang trong thời gian miễn lệ phí môn bài thì văn phòng cũng được miễn. Nếu văn phòng không có bất cứ hoạt động sản xuất kinh doanh nào, không phải nộp lệ phí môn bài.

Những chức năng chính của văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là thành lập một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Được lập ra nhằm thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. 

Văn phòng đại diện đảm nhiệm hoạt động của một văn phòng liên lạc với công ty. Bên cạnh đó, có chức năng thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá thị trường. Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các đối tác và khách hàng tiềm năng mới. 

Văn phòng đại diện không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Không có quyền ký kết những hợp đồng kinh doanh như một đơn vị độc lập.

Có thể được lập trong cùng hoặc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính của công ty.

Câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện

Câu hỏi thường gặp về vấn đề lập văn phòng đại diện mà Quang Minh nhận được

Trường hợp nào văn phòng đại diện được miễn thuế môn bài?

Căn cứ theo Khoản 6, Khoản 7 Điều 3 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP về việc miễn phí thuế môn bài:

Đối với chi nhánh công ty, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã hoạt động dịch vụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ sản xuất nông nghiệp.

Đối với quỹ tín dụng nhân dân xã; hợp tác xã chuyên kinh doanh dịch vụ để phục vụ cho việc sản xuất nông nghiệp; chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã và của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi sẽ được miễn.

Văn phòng đại diện có dùng đến hóa đơn hay không?

Vì đây là văn phòng không có chức năng kinh doanh nên không cần sử dụng hóa đơn.

Mở văn phòng đại diện có phải đóng thuế không?

Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp trong đó bao gồm việc muốn mở văn phòng đại diện, nếu văn phòng đại diện của doanh nghiệp chỉ thực hiện tiếp thị và làm công tác hành chính không hoạt động kinh doanh sẽ không phải đóng thuế.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Tư Vấn Quang Minh

Với việc chi trả khoản phí này một cách hợp lý, khách hàng sẽ được tư vấn và hỗ trợ thực hiện các thủ tục pháp lý. Chuyên viên luật của Quang Minh sẽ hướng dẫn khách hàng những điều cần thiết để soạn thảo hồ sơ. Chúng tôi cũng thay khách hàng thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền.

Để quá trình tiến hành thủ tục diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa sự hao phí về thời gian, công sức và chi phí. Bạn có thể cân nhắc đăng ký dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Quang Minh. Chúng tôi cam kết:

• Tư vấn quy trình soạn thảo hồ sơ gồm toàn bộ các giấy tờ liên quan từ A đến Z.
• Dịch vụ uy tín, nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức đi lại nhiều lần để thực hiện thủ tục.
• Khách hàng không cần lo lắng những thủ tục hành chính. Chúng tôi sẽ thay bạn hoàn thành các thủ tục cần thiết.
• Đội ngũ chuyên viên tận tâm, trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách hàng. 
• Nhận hỗ trợ nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục của mình và thay mặt doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký.
• Bàn giao kết quả đúng hẹn theo thỏa thuận.
• Làm việc nhanh chóng và xử lý tình huống của khách hàng chuyên nghiệp với bề dày kinh nghiệm lâu năm trên thị trường.

Đừng ngần ngại liên hệ với Tư vấn Quang Minh để được tư vấn và hỗ trợ dịch vụ nhé!

Hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau đây để nhận được các ưu đãi tốt nhất và nhanh chóng nhất :

Luật sư Ngô Đình Vũ, Hiện tại là CEO & Founder tại Tư Vấn Quang Minh, là một chuyên gia nổi bật trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, tài chính kế toán, kiểm toán và quản lý doanh nghiệp với hơn 15 năm kinh nghiệm. Đình Vũ đã xây dựng được uy tín và danh tiếng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành.

Luật Sư Ngô Đình Vũ