Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không chỉ giúp mở rộng phạm vi hoạt động của công ty sang các thị trường mới mà còn tăng cường uy tín thương hiệu và khả năng tiếp cận khách hàng quốc tế.

Trong bài viết này, Tư Vấn Quang Minh sẽ đưa ra những thông tin chi tiết về quy trình, điều kiện, và chi phí cần thiết để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách mở rộng doanh nghiệp của ra thị trường quốc tế một cách hiệu quả và hợp pháp.

Tổng quan về văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Khái niệm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là một cơ sở hoạt động tại nước ngoài. Mục đích thành lập là đại diện cho công ty mẹ trong việc nghiên cứu thị trường, tiếp thị sản phẩm, và duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác địa phương. 

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp mà chỉ thực hiện các hoạt động hỗ trợ, quản lý và kết nối. Hoạt động của văn phòng đại diện được quản lý bởi pháp luật Việt Nam và pháp luật nước sở tại.

Chức năng và hoạt động chính của văn phòng đại diện 

Văn phòng đại diện thực hiện nhiều chức năng quan trọng giúp công ty mẹ quản lý và mở rộng hoạt động tại thị trường nước ngoài. Các chức năng chính bao gồm:

• Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại: Văn phòng đại diện có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ tới khách hàng tiềm năng. Cũng như việc tham gia các hội chợ, triển lãm, tổ chức các hội thảo,… tại nước sở tại
• Nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện thu thập thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng,… để hỗ trợ công ty mẹ đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
• Gỡ rối các thủ tục hành chính: Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ công ty mẹ trong việc giải quyết các thủ tục hành chính tại nước sở tại.
• Liên lạc và hỗ trợ khách hàng: Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách hàng, cung cấp dịch vụ sau bán hàng,…

 So sánh văn phòng đại diện với các hình thức đầu tư nước ngoài khác

• Văn phòng đại diện: Không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Chủ yếu thực hiện các chức năng nghiên cứu thị trường, tiếp thị và duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác.
• Chi nhánh: Là một bộ phận của công ty mẹ, được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và thu lợi nhuận trực tiếp tại nước ngoài. Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo và nộp thuế tại quốc gia mà nó hoạt động.
• Công ty con: Là một pháp nhân độc lập, được thành lập và hoạt động theo luật pháp của nước sở tại. Công ty con có quyền thực hiện đầy đủ các hoạt động kinh doanh, tự chịu trách nhiệm về tài chính và pháp lý. Đây là hình thức đầu tư toàn diện nhất nhưng cũng đòi hỏi sự đầu tư lớn về nguồn lực và quản lý.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ: Bản sao được dịch sang tiếng Việt và được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài công chứng.
• Bản sao kèm theo bản dịch tiếng Việt của các tài liệu từ nước ngoài xác nhận rằng tổ chức kinh tế phải mở tài khoản tại quốc gia đó.
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị công ty mẹ về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao hộ chiếu/CMND của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Hợp đồng thuê nhà/Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
• Kế hoạch hoạt động của văn phòng đại diện
• Các giấy tờ khác (nếu có): Giấy ủy quyền, bảo lãnh,…

Các bước cần thực hiện để thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Bộ Kế hoạch và Đầu tư 

Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ pháp lý đã chuẩn bị đến Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ sẽ được thẩm định và xem xét để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp trực tiếp, nộp online hoặc nộp qua đường bưu điện.

Bước 2: Xin giấy phép kinh doanh 

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải xin giấy phép kinh doanh tại quốc gia mà văn phòng đại diện sẽ hoạt động. Quá trình này bao gồm việc đăng ký với cơ quan chức năng địa phương và có thể yêu cầu thêm các giấy tờ theo quy định của nước sở tại.

Bước 3: Đăng ký mã số thuế 

Văn phòng đại diện phải đăng ký mã số thuế tại quốc gia nơi nó hoạt động để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế của nước đó. Mã số thuế sẽ được sử dụng cho các hoạt động tài chính và báo cáo thuế của văn phòng đại diện.

Bước 4: Hoàn thành các thủ tục khác

• Đăng ký lao động: Văn phòng đại diện cần đăng ký lao động với cơ quan chức năng địa phương, đảm bảo tất cả nhân viên làm việc hợp pháp.
• Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng tại quốc gia sở tại để thực hiện các giao dịch tài chính phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.

Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập

Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia. Tuy nhiên, quy trình này thường kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, bao gồm thời gian xét duyệt hồ sơ, cấp giấy phép kinh doanh, và hoàn thành các thủ tục liên quan khác. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ sẽ giúp rút ngắn thời gian thực hiện và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Điều kiện về công ty mẹ nước ngoài

• Thời gian hoạt động: Công ty mẹ phải có doanh thu và lợi nhuận dương trong ít nhất 2 năm gần nhất trước khi nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
• Uy tín và năng lực tài chính: Công ty mẹ cần chứng minh được năng lực tài chính, uy tín trong kinh doanh ít nhất 3 năm và không có lịch sử vi phạm pháp luật.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Công ty mẹ phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ và còn hiệu lực.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

• Phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ: Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải nằm trong phạm vi ngành nghề kinh doanh được ghi trong Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ.
• Phù hợp với quy định của nước sở tại: Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của nước mà văn phòng đại diện sẽ hoạt động.
• Không thuộc ngành nghề bị cấm: Công ty mẹ không được kinh doanh trong các ngành nghề bị cấm hoặc hạn chế theo quy định của pháp luật nước sở tại.

Điều kiện về giám đốc và văn phòng đại diện

• Quốc tịch: Giám đốc văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, tùy theo quy định của nước sở tại.
• Kinh nghiệm và năng lực: Giám đốc phải có kinh nghiệm và năng lực quản lý, hiểu biết về pháp luật và quy định của nước sở tại.
• Không vi phạm pháp luật: Giám đốc không được có tiền án, tiền sự hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý tại các doanh nghiệp khác.

Các ngành nghề kinh doanh hạn chế hoặc cấm thành lập văn phòng đại diện

• Ngành nghề đặc biệt: Một số ngành nghề đặc biệt như quốc phòng, an ninh, truyền thông, tài chính, ngân hàng, y tế có thể bị hạn chế hoặc cấm thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tùy theo quy định của nước sở tại.
• Ngành nghề yêu cầu giấy phép đặc biệt: Một số ngành nghề yêu cầu giấy phép đặc biệt hoặc phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của nước sở tại, ví dụ như ngành dược phẩm, hóa chất, thực phẩm, dịch vụ giáo dục và đào tạo.
• Ngành nghề vi phạm đạo đức hoặc pháp luật quốc tế: Các ngành nghề vi phạm đạo đức hoặc không tuân thủ pháp luật quốc tế, như buôn bán vũ khí, ma túy, động vật hoang dã, lao động trẻ em, đều bị cấm thành lập văn phòng đại diện.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Các loại phí cần nộp

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bao gồm các loại phí sau:

• Lệ phí đăng ký: Mức phí này do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định, hiện nay là 3.000.000 đồng/lần nộp.
• Lệ phí thẩm định: Mức phí này do Bộ kế hoạch và đầu tư quy định, hiện nay là 1.000.000 đồng/lần nộp.
• Lệ phí công chứng
• Lệ phí dịch thuật
• Lệ phí đăng ký mã số thuế: Mức phí này do Cục Thuế quy định, hiện nay là 200.000 đồng/lần nộp.
• Lệ phí đăng ký lao động
• Phí thuê nhà/mặt bằng
• Chi phí mua sắm trang thiết bị
• Chi phí trả lương cho nhân viên
• Chi phí phát sinh khác: Chi phí văn phòng phẩm, điện nước, internet,…

Tổng chi phí dự kiến

Tổng chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể dao động từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng, tùy thuộc vào các yếu tố như:

• Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện: Các ngành nghề kinh doanh đòi hỏi nhiều thủ tục hành chính hoặc cần thuê mặt bằng rộng rãi thường có chi phí thành lập cao hơn.
• Vị trí đặt văn phòng đại diện
• Quy mô hoạt động của văn phòng đại diện

Lưu ý:

• Mức chi phí trên chỉ là dự kiến, có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể.
• Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm để được tư vấn cụ thể về chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ

Tiết kiệm thời gian và công sức: Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian. Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính, giúp bạn tập trung vào việc kinh doanh chính của mình.

Đảm bảo tính chính xác và hợp pháp: Các công ty dịch vụ hỗ trợ có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu luật pháp về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Họ sẽ đảm bảo hồ sơ của bạn được hoàn thiện đầy đủ, chính xác và đáp ứng mọi yêu cầu của pháp luật.

Tiếp cận nguồn thông tin hữu ích: Các công ty dịch vụ hỗ trợ thường có mối quan hệ rộng rãi với các cơ quan chức năng và các doanh nghiệp khác. Họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về thị trường, luật pháp và các vấn đề liên quan đến việc kinh doanh tại nước sở tại.

Giảm thiểu rủi ro: Việc tự thành lập văn phòng đại diện có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro, sai sót trong hồ sơ, vi phạm pháp luật, v.v. 

Quy trình hoạt động của các công ty dịch vụ

Quy trình hoạt động của các công ty dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện thường bao gồm các bước sau:

• Tư vấn: Công ty dịch vụ sẽ tư vấn cho bạn về các quy định pháp luật liên quan đến thành lập văn phòng đại diện, các thủ tục cần thực hiện và các chi phí liên quan.
• Chuẩn bị hồ sơ: Công ty dịch vụ sẽ thay mặt bạn chuẩn bị hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện, bao gồm các tài liệu cần thiết như giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, hợp đồng thuê nhà, v.v.
• Nộp hồ sơ: Công ty dịch vụ sẽ nộp hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện lên cơ quan chức năng và theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ.
• Nhận giấy phép: Khi hồ sơ được chấp thuận, công ty dịch vụ sẽ nhận giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện và bàn giao cho bạn.

Lưu ý khi lựa chọn dịch vụ hỗ trợ

Khi lựa chọn dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số yếu tố quan trọng dưới đây:

• Chọn các công ty dịch vụ có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực này để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của dịch vụ. 
• Đánh giá các phí dịch vụ và các điều khoản hợp đồng một cách cẩn thận để tránh những rắc rối sau này. 
• Xem xét các đánh giá từ khách hàng trước đây để có cái nhìn toàn diện về hiệu quả của công ty dịch vụ đó.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện được hoạt động trong những ngành nghề nào?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện được phép hoạt động trong các lĩnh vực sau:

• Thương mại: Nghiên cứu thị trường, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, xúc tiến thương mại, kết nối doanh nghiệp, v.v.
• Kinh tế: Tìm kiếm đối tác, đàm phán hợp đồng, tư vấn đầu tư, v.v.
• Khoa học và công nghệ: Trao đổi thông tin, hợp tác nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, v.v.
• Văn hóa: Giao lưu văn hóa, tổ chức các hoạt động triển lãm, biểu diễn nghệ thuật, v.v.
• Lao động: Tuyển dụng lao động, tư vấn xuất khẩu lao động, v.v.

Văn phòng đại diện có cần nộp thuế không?

Văn phòng đại diện thường không phải nộp thuế doanh nghiệp như các doanh nghiệp địa phương. Tuy nhiên, họ phải nộp các khoản thuế liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện như thuế thu nhập cá nhân của nhân viên, thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với các dịch vụ có liên quan, và các khoản thuế khác theo quy định của pháp luật địa phương.

Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện là bao lâu?

Thời hạn hoạt động tối đa của văn phòng đại diện là 5 năm. Sau 5 năm, doanh nghiệp có thể gia hạn hoạt động của văn phòng đại diện thêm 5 năm nữa.

Thủ tục gia hạn hoạt động văn phòng đại diện?

Để gia hạn hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:

• Nộp đơn xin gia hạn hoạt động văn phòng đại diện
• Nộp các hồ sơ liên quan như báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện trong thời gian qua, giấy tờ chứng minh năng lực tài chính, v.v.
• Nộp lệ phí gia hạn hoạt động văn phòng đại diện

Hồ sơ gia hạn hoạt động văn phòng đại diện được nộp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ gia hạn hoạt động văn phòng đại diện ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn hoạt động hiện tại.
• Nếu hồ sơ gia hạn hoạt động văn phòng đại diện đầy đủ, hợp lệ, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng nhận gia hạn hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Lời kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình và điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Cũng như các chi phí và lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ trong quá trình này.

Nếu bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài và cần hỗ trợ chi tiết, Quang Minh chính là đối tác tin cậy của bạn. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn về thành lập công ty vượt qua mọi thủ tục pháp lý cũng như các yêu cầu kinh doanh tại nước ngoài.

Hãy liên hệ với Quang Minh ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp nhất!

Nếu bạn có nhu cầu Thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau đây để nhận được các ưu đãi tốt nhất và nhanh chóng nhất : Dịch vụ thành lập công ty