Hóa đơn và việc xuất hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán kế toán và xác định nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp. Đây cũng là thông tin quan trọng để thăm dò thị trường của các đối tượng cạnh tranh và giúp nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh.
Vì thế, cơ sở, doanh nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh cần phải tuân theo những quy định về xuất hóa đơn của pháp luật để không bị xử phạt hành chính hoặc không được công nhận. Dưới đây là tổng hợp những quy định liên quan đến việc xuất hóa đơn mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Hóa đơn là gì và vai trò của hóa đơn
Căn cứ theo quy định về xuất hóa đơn của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Khoản 1 Điều 3, Hóa đơn được định nghĩa là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra và ghi nhận thông tin liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn có thể được lập ra theo hình thức hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in hoặc hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động kinh doanh bắt buộc phải lập hóa đơn theo hình thức hóa đơn điện tử.
Hóa đơn và việc xuất hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán kế toán và xác định nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp. Đây cũng là thông tin quan trọng để thăm dò thị trường của các đối tượng cạnh tranh và giúp nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh.
Những trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định
Căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 4, hóa đơn chứng từ được quy định như sau:
- Cá nhân, tổ chức là người bán bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thì phải có nghĩa vụ lập hóa đơn để giao cho người mua. Trong đó, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để quảng cáo, khuyến mại, hàng mẫu; dùng để tặng, cho, biếu, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên và tiêu dùng nội bộ (ngoại trừ hàng hóa được dùng để luân chuyển nội bộ tiếp tục sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho mượn, cho vay hoặc hoàn trả. Quy định về xuất hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung thông tin theo quy định về xuất hóa đơn tại Điều 10 của Nghị định này và quy định về xuất hóa đơn tại Điều 12 của Nghị định này đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng có quy định như sau:
- Cơ sở nhận ủy thác nhập khẩu khi xuất trả hàng ủy thác nhập khẩu, trường hợp đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì lập hóa đơn giá trị gia tăng để cơ sở đi ủy thác nhập khẩu làm căn cứ để tiến hành kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với hàng hóa đã ủy thác nhập khẩu. Trường hợp cơ sở nhận ủy thác nhập khẩu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, thì cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cùng với lệnh điều động nội bộ theo quy định về việc làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác. Sau khi đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu ủy thác, cơ sở mới tiến hành lập hóa đơn quy định về xuất hóa đơn nêu trên.
- Trường hợp xuất khẩu ủy thác hàng hóa, khi xuất hàng để giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa xuất khẩu ủy thác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cùng với lệnh điều động nội bộ. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu đã được cơ quan hải quan xác nhận, cơ sở có hàng hóa xuất khẩu ủy thác tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
Quy định mức phạt khi không xuất hóa đơn giá trị gia tăng bán hàng
Căn cứ theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP tại Điều 24, mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được thực hiện như sau:
- Áp dụng mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với những trường hợp sau đây:
- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
- Trường hợp không lập hóa đơn về hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, khuyến mại, hàng mẫu; dùng để tặng, cho, biếu, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên và tiêu dùng nội bộ, ngoại trừ hàng hóa được dùng để luân chuyển nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
- Áp dụng mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với trường hợp không lập hóa đơn theo quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
Căn cứ theo quy định về xuất hóa đơn của Nghị định 125/2020/NĐ-CP tại Điều 17, mức xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ và bị phát hiện sau thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được thực hiện như sau:
- Áp dụng mức phạt tiền gấp 1,5 lần số tiền trốn thuế đối với trường hợp người nộp thuế thực hiện hành vi vi phạm mà không có tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng.
- Áp dụng mức phạt tiền gấp 2 lần số tiền trốn thuế đối với trường hợp người nộp thuế thực hiện một trong những hành vi quy định có một tình tiết tăng nặng.
- Áp dụng mức phạt tiền gấp 2,5 lần số tiền trốn thuế đối với trường hợp người nộp thuế tiến hành một trong những hành vi quy định có hai tình tiết tăng nặng.
- Áp dụng mức phạt tiền gấp 3 lần số tiền trốn thuế đối với trường hợp người nộp thuế tiến hành hành vi vi phạm có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên.
Như vậy, hành vi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không lập hóa đơn sẽ bị áp dụng mức xử phạt như sau:
- Áp dụng xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn với mức phạt tối đa là 20 triệu đồng.
- Đối với hành vi trốn, gian lận thuế nếu bị cơ quan thuế phát hiện sẽ bị áp dụng các mức xử phạt vi phạm hành chính căn cứ theo số lần tính trên số tiền thuế trốn và gian lận.
- Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với các hành vi vi phạm theo quy định như trên là buộc lập hóa đơn và nộp đủ số tiền trốn thuế vào ngân sách nhà nước theo quy định.
Những trường hợp không cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng
Xuất hóa đơn là một trong những hoạt động bắt buộc cần phải thực hiện trong quá trình kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, nhà nước quy định về xuất hóa đơn đối với một số trường hợp ngoại trừ, không cần phải thực hiện việc xuất hóa đơn, như sau:
Những trường hợp căn cứ theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC
- Cá nhân hoặc tổ chức không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng trong trường hợp nhận những khoản thu bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và những khoản thu tài chính khác.
Những trường hợp căn cứ theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC
- Doanh nghiệp không cần phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị dưới 200.000 đồng, trừ khi người mua đề nghị lập và giao hóa đơn. Tuy vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm lập thành một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, trong đó ghi lại tổng số tiền đối với toàn bộ số hàng hóa, dịch vụ bán trong ngày vào cuối mỗi ngày.
Những trường hợp căn cứ theo quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC
- Đơn vị không cần phải lập hóa đơn khi nghiệm thu, hoàn thành hay bàn giao trong những trường hợp đơn vị kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định với mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng.
- Đơn vị kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính và nộp thuế giá trị gia tăng trong những trường hợp xuất máy móc, vật tư, thiết bị, hàng hóa thông qua hình thức cho mượn, vay, trả lại, nếu có đầy đủ hợp đồng và những chứng từ có liên quan.
Những trường hợp căn cứ theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC
- Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn và không phải nộp thuế giá trị gia tăng trường hợp xuất hàng hóa luân chuyển hay tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh.
- Ngoài ra, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn đối với trường hợp xuất hàng hóa ký gửi đại lý.
Quy định về xuất hóa đơn đúng thời điểm
Thời điểm lập hóa đơn cần được thực hiện căn cứ theo quy định về xuất hóa đơn chứng từ. Việc thực hiện xuất hóa đơn đúng thời điểm quy định sẽ giúp cơ quan chức năng dễ dàng quản lý hóa đơn chứng từ, nhằm tạo sự công bằng và minh bạch trong việc nộp thuế.
Căn cứ theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP tại Điều 9 quy định về thời điểm lập hóa đơn, theo đó:
- Thời điểm người bán lập hóa đơn là thời điểm thực hiện chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa hoặc quyền sở hữu hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt chưa thu hay đã thu được tiền.
- Đối với trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm thu tiền (không kể trường hợp thu tiền tạm ứng hoặc đặt cọc) là thời điểm lập hóa đơn.
- Đối với trường hợp bàn giao hoặc giao hàng theo từng công đoạn, hạng mục, dịch vụ thì mỗi lần bàn giao hoặc giao hàng đều phải lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ tương ứng được giao.
Căn cứ theo quy định về xuất hóa đơn của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP tại khoản 4 Điều 9, nhà nước quy định thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể. Cá nhân, tổ chức có thể tham khảo quy định để biết thêm thông tin liên quan.
Quy định mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm
Căn cứ theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP tại tại Điều 24 của Chính phủ, mức xử phạt hành vi vi phạm quy định liên quan đến thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ được thực hiện như sau:
- Áp dụng mức phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng hành vi này không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trong đó có tình tiết giảm nhẹ.
- Áp dụng mức phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng hành vi này không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp nêu trên.
- Áp dụng mức phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối hành vi sau lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định liên quan đến hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ 2 trường hợp nêu trên.
Để đảm bảo việc hóa đơn được lập ra theo đúng quy định của Pháp luật liên quan đến hóa đơn chứng từ, người bán cần chú ý một số điểm sau:
- Thực hiện việc lập hóa đơn liên tục, không được tự ý bỏ sót hoặc lập hóa đơn khống.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử tuân thủ theo hướng dẫn của Pháp luật liên quan đến hóa đơn chứng từ.
- Cá nhân, tổ chức phải lập hóa đơn với đầy đủ các thông tin theo quy định.
- Hệ thống hóa đơn phải được giữ gìn, bảo quản theo quy định của pháp luật.
Trên đây là bài viết tổng hợp những quy định về xuất hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn và những quy định có liên quan. Việc tuân thủ quy định về xuất hóa đơn là trách nhiệm của mỗi cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị để tránh được các rủi ro pháp lý về hóa đơn chứng từ.
Đánh giá:
