Kế toán bán hàng là một lĩnh vực trong kế toán, đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp và chuỗi bán lẻ. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cơ bản của vị trí này thì hãy tiếp tục xem bài viết này nhé!
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, kế toán bán hàng được xem là nhân sự đóng vai trò quan trọng không thể thiếu. Vậy công việc và nghiệp vụ kế toán bán hàng gồm những gì? Quang Minh xin mời bạn tham khảo các nội dung liên quan trong bài viết sau đây.
Vị trí kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Định nghĩa bán hàng là gì?
Bán hàng được xác định đơn giản là việc trao đổi sản phẩm, dịch vụ từ người bán sang cho người mua. Người bán thực hiện việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ; trong khi người mua tiến hành thanh toán để có quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cùng với các lợi ích hay rủi ro liên quan.
Định nghĩa kế toán bán hàng là gì?
Hiện nay, mọi doanh nghiệp có tham gia hoạt động mua, bán các sản phẩm hay dịch vụ đều cần nhân sự kế toán bán hàng.
Kế toán bán hàng được xem là người thực hiện nhiệm vụ ghi chép tổng hợp và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng. Trong đó, công việc liên quan đến việc lập các hóa đơn bán hàng, báo cáo bán hàng, sổ chi tiết doanh thu.
Vai trò nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Bán hàng là hoạt động quan trọng và cơ bản nhất của các doanh nghiệp kinh doanh, thương mại. Trong đó, các nhiệm vụ giám sát, kiểm soát quá trình sản xuất, mua bán và tồn kho cần phải được tổ chức hợp lý, khoa học và hiệu quả.
Trong doanh nghiệp, nhân sự kế toán bán hàng là người có chức năng ghi chép, tổng hợp và cung cấp các số liệu, thông tin liên quan đến bán hàng. Dựa vào đó, nhà quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ đó, họ kịp thời phát hiện và khắc phục những lỗ hổng trong quy trình sản xuất, mua bán và có những quyết định chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Những nhiệm vụ cơ bản của kế toán bán hàng
- Ghi chép kịp thời và đầy đủ tất cả các số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động mua bán của doanh nghiệp để tổng hợp được kết quả bán hàng. Bao gồm: giá vốn đối với hàng bán, số lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp và tiêu thụ nội bộ, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác.
- Giám sát và kiểm tra tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận.
- Cung cấp chính xác, trung thực và đầy đủ thông tin và số liệu về tình hình bán hàng, kết quả kinh doanh để lập báo cáo tài chính và nộp cho người quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm soát và giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, bộ phận kế toán trưởng hay các quản lý bán hàng trong quá trình làm việc.
Các công việc của nhân sự kế toán bán hàng
Cập nhật giá cả sản phẩm, dịch vụ
Một trong các công việc của kế toán bán hàng là cập nhật giá cả thường xuyên. Đồng thời, quản lý và nhập vào phần mềm quản trị kế toán số lượng hàng hóa, sản phẩm mới. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về giá, kế toán bán hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
Quản lý hệ thống hóa đơn, chứng từ
Trong hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp, lượng hóa đơn và chứng từ rất lớn. Chúng cần được kê khai chi tiết cho các bên liên quan như nhà cung cấp, doanh nghiệp và khách hàng.
Công việc của kế toán bán hàng là tiến hành thu thập và cập nhật đầy đủ và chính xác hệ thống hoá đơn, chứng từ. Sau đó, nhập số liệu và thông tin vào phần mềm kế toán để cung cấp chính xác, nhanh chóng khi cần thiết.
Kiểm tra và cập nhật số liệu sản phẩm, hàng hóa từ kho
Bên cạnh nhiệm vụ làm việc với các dữ liệu, kế toán bán hàng cũng phối hợp làm việc với kế toán kho và thủ kho. Nhằm cập nhật số liệu tồn, xuất hàng hóa, và số lượng sản phẩm hàng hoá nhập, xuất mỗi ngày. Kế đến, thực hiện đối chiếu và phải đảm bảo tính trùng khớp trên hệ thống phần mềm kế toán. Cuối cùng, cùng với kế toán kho thực hiện báo cáo kế toán cuối ngày và báo cáo.
Theo dõi công nợ bán hàng của doanh nghiệp
Kết hợp với kế toán doanh thu, kế toán công nợ, kế toán bán hàng thực hiện việc thống kê tình hình công nợ, tình hình thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ lên kế hoạch, theo dõi, quản lý và đốc thúc khách hàng giải quyết công nợ. Kế toán bán hàng cũng cần phải theo dõi từng khách hàng với thông tin chi tiết từng lô hàng, số tiền nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách hàng.
Lập các báo cáo bán hàng
Bên cạnh các công tác phối hợp với các bộ phận kế toán khác, kế toán doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ làm việc với các nhà quản lý. Công việc là tiếp nhận các yêu cầu của quản lý. Từ đó, lập các báo cáo bán hàng theo kỳ theo danh mục hàng hóa bán ra, báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ tháng, quý hoặc năm.
Đề xuất, tham mưu phương án với ban lãnh đạo
Kế toán bán hàng không chỉ báo cáo, mà còn phải đưa ra các đề xuất phương án tối ưu công việc dựa trên các thông tin, số liệu kế toán. Từ góc độ của kế toán bán hàng, những đề xuất sẽ giúp nhà quản lý ra quyết định về phương án khắc phục vấn đề hiệu quả hơn.
Đó là các đề xuất về biện pháp thu hồi công nợ, đề xuất điều chỉnh, sửa đổi hóa đơn, đề xuất phương án xử lý đối với với yêu cầu của khách hàng về việc xuất hóa đơn không phù hợp,…
Thực hiện các công việc khác liên quan
Bên cạnh các công việc nêu trên, kế toán bán hàng có nhiệm vụ thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của các bên liên quan. Chẳng hạn như thực hiện báo cáo giá cả hàng hóa, theo dõi khách hàng, lập hợp đồng bán hàng cho khách hàng, quản lý và các công việc khác trong quá trình mua bán của doanh nghiệp.
Những kiến thức kế toán bán hàng cần có
Doanh thu thuần
Doanh thu thuần, còn có tên gọi khác là doanh thu thực. Một số doanh nghiệp cũng gọi đây là doanh thu trước thuế. Đây được xem là khoản thu mà mà doanh nghiệp có được sau khi đã khấu trừ mọi khoản giảm trừ. Chẳng hạn như thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, giảm giá bán hàng,… Nói một cách đơn giản, doanh thu thuần chỉ ra số tiền còn lại doanh nghiệp có được sau khi lấy tổng số tiền thu trừ tất cả các khoản chi phí.
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
Đây là kiến thức cơ bản mà kế toán bán hàng cần biết về các điều kiện để ghi nhận doanh thu bán hàng, bao gồm:
- Doanh nghiệp đã hoàn thành việc chuyển giao sản phẩm, dịch vụ, cùng với lợi ích và rủi ro cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn đóng vai trò là chủ sở hữu với quyền quản lý hàng hóa.
- Doanh nghiệp đã xác định được và tương đối chắc chắn về doanh thu.
- Doanh nghiệp đã thu về lợi ích kinh tế thông qua việc bán hàng, trao đổi hàng hóa.
- Doanh nghiệp xác định được những khoản chi phí về giao dịch bán hàng.
Công thức tính kế toán bán hàng
Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cần biết các công thức tính quan trọng để thực hiện nghiệp vụ kế toán bán hàng.
- Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng hoá – Chi phí hàng bán/ Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính.
- Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản thu nhập khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các loại chứng từ kế toán được sử dụng
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) dùng để xác định thuế GTGT đầu ra và doanh thu bán hàng theo mẫu số 01 GTKT-3LL.
Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho theo mẫu số 02 – VT.
Thông tư 133: https://drive.google.com/file/d/0B24q-XZt4667SXZGNU5CejB4cDQ/view
Thông tư 200: https://drive.google.com/file/d/0B24q-XZt4667ME1SWEUyX0FmTzA/edit
Phiếu xuất kho và vận chuyển nội bộ áp dụng mẫu số 03 – VT. Phiếu này dùng để theo dõi hàng hóa, sản phẩm được vận chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, từ kho, chi nhánh hay đại lý này sang này đến kho, chi nhánh hay đại lý khác của công ty.
https://docs.google.com/document/d/1wi3DqGVR-g-OjfeKicF5lqu-KvXBvE8h/edit
Giấy báo có là mẫu thông báo số tiền phải thu cho chủ tài khoản. Dựa vào giấy báo có, kế toán bán hàng xác định chủ nợ có nhận được chuyển khoản hay chưa và số tiền chuyển khoản để nắm và báo cáo.
https://drive.google.com/file/d/17YmTw4m2fDsskPANWyEL3e7QIgBEhifg/view
Phiếu thu áp dụng mẫu số 01 – TT. Đây là tài liệu dùng để xác định số tiền nhập quỹ tiền mặt chính xác, làm căn cứ để thủ quỹ có thể thu và chi tiền.
https://docs.google.com/document/d/1I5jLqE_rQuVKFEyKVbznv5jbN-bRKMzA/edit
Biên lai thu tiền áp dụng mẫu số 06 – TT. Đây là giấy biên nhận cá nhân hay doanh nghiệp đã thu tiền hoặc sét. Dựa vào biên lai này để lập phiếu thu và nộp quỹ tiền mặt.
https://docs.google.com/document/d/1-YT6zJ25G_jhBq4D-cgKKD9JVz8g5MyL/edit
Trình tự luân chuyển hoá đơn, chứng từ
- Kế toán bán hàng cần lập hóa đơn bán hàng khi phát sinh hợp đồng. Gồm có 3 liên: liên 1 được lưu trên quyển hóa đơn gốc, liên 2 giao cho khách là hóa đơn đỏ, trong khi liên 3 sẽ được giữ lại công ty.
- Kế toán bán hàng tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ nếu khách hàng nhận nợ. Gồm có 3 liên: liên 1 dùng để kiểm tra khi xuất hàng khỏi kho, liên 2 được giao cho khách, và liên 3 được lưu lại quyển.
- Kế toán bán hàng cần lập phiếu thu nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Trong đó có 3 liên: nơi lập phiếu giữ 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên và người nộp tiền giữ 1 liên. Phiếu thu được xem là hợp lệ khi liên thể hiện đầy đủ nội dung, cùng với chữ ký của giám đốc.
- Công ty sẽ xác nhận bằng cách nhận giấy báo có về khoản tiền thanh toán nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
8 nghiệp vụ kế toán bán hàng trong công ty thương mại
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Bán buôn qua kho
Nghiệp vụ kế toán bán hàng thông qua việc ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 112, 131…: Thể hiện tổng giá thanh toán
- Có TK 511: Thể hiện doanh thu bán hàng ( chưa có thuế GTGT)
- Có TK 3331: Thể hiện thuế GTGT phải nộp (33311)
Nghiệp vụ kế toán bán hàng phản ánh giá vốn hàng xuất bán:
- Nợ TK 632: Thể hiện giá vốn hàng bán
- Có TK 156: Thể hiện hàng hóa
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Bán buôn không qua kho
Kế toán hạch toán khi mua hàng:
- Nợ 632: Thể hiện giá trị thực tế hàng hóa mua vào chưa có thuế GTGT
- Nợ 1331: Thể hiện thuế GTGT đầu vào
- Có 111, 112, 331: Thể hiện tổng giá trị thanh toán
Kế toán hạch toán khi bán hàng:
- Nợ 111, 112, 131: Thể hiện tổng giá trị thanh toán
- Có 511: Thể hiện doanh thu chưa có thuế GTGT
- Có 3331: Thể hiện thuế GTGT phải nộp
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Bán hàng theo báo giá hợp đồng
Nghiệp vụ kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Nợ TK 111, 131 Thể hiện tổng giá thanh toán.
- Có TK 511, 512 Thể hiện doanh thu bán hàng với giá bán chưa thuế GTGT.
- Có TK 3331 Thể hiện thuế GTGT phải nộp (nếu có) với thuế GTGT đầu ra.
Nghiệp vụ kế toán bán hàng ghi nhận giá vốn
- Nợ TK 632 Thể hiện giá vốn hàng bán
- Có TK 152, 156…
Nghiệp vụ kế toán bán hàng khi thu tiền bán hàng của KH:
- Nợ TK 111, 112
- Có 131: thể hiện số tiền phải thu KH
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Bán hàng thông qua đại lý đúng giá hoa hồng
Khi xuất kho hàng hoá giao cho đơn vị đại lý, kế toán phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý:
- Nợ TK 157: Hàng gửi bán đại lý.
- Có những TK 155, 156.
- Nợ các TK 111, 112, 131, … Thể hiện tổng giá thanh toán.
- Có TK 511: Thể hiện doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có TK 3331: Thể hiện khoản thuế GTGT phải nộp.
- Nợ TK 632: Thể hiện giá vốn hàng bán.
- Có TK 157: Thể hiện hàng gửi đi bán.
- Nợ TK 641: Thể hiện chi phí bán hàng, trong đó hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT.
- Nợ TK 133: Thể hiện thuế GTGT đã được khấu trừ.
- Có các TK 111, 112, 131,…
- b) Khi đơn vị đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, kế toán ghi nhận và theo dõi thông tin hàng hóa trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Đối với hàng hoá đại lý nhận bán đã bán được, kế toán phản ánh số tiền bán hàng mà đơn vị đại lý phải trả:
- Nợ các TK 111, 131, 112,…
- Có TK 331: Thể hiện phải trả cho người bán (phản ánh tổng giá thanh toán).
- Nợ TK 331: Thể hiện phải trả cho người bán.
- Có TK 511: Thể hiện doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có TK 3331: Thể hiện thuế GTGT phải nộp (nếu có).
- Nợ TK 331: Thể hiện phải trả cho người bán.
- Có TK 111, 112
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp
Kế toán thể hiện doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay và chưa có thuế nếu đã xuất hóa đơn:
- Nợ TK 131: Thể hiện phải thu khách hàng.
- Có TK 511: Thể hiện doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ dựa vào giá bán trả tiền ngay chưa tính thuế.
- Có TK 333: Thể hiện thuế và các khoản cần phải nộp cho Nhà nước.
- Có TK 3387: Thể hiện chênh lệch giữa tổng số tiền dựa vào giá bán trả chậm, trả góp so với số tiền dựa vào giá bán trả tiền ngay.
Kế toán ghi nhận định kỳ doanh thu tiền lãi bán hàng đối với khoản trả chậm, trả góp trong kỳ:
- Nợ TK 3387: Thể hiện doanh thu chưa thực hiện.
- Có TK 515: Thể hiện doanh thu hoạt động tài chính (khoản lãi trả chậm, trả góp).
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Bán hàng có chiết khấu thương mại
- a) Ghi nhận doanh thu khi bán hàng có chiết khấu thương mại:
- Nợ TK 111. 131..: Thể hiện tổng giá thanh toán
- Có TK 511, 512: Thể hiện doanh thu bán hàng
- Có TK 3331: Thể hiện thuế GTGT phải nộp (nếu có)
- b) Nghiệp vụ kế toán bán hàng ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho KH:
- Nợ TK 5211: Chiết khấu thương mại (TT 200)
- Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT 133)
- Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra được giảm
- Có TK 111, 112, 131: Tổng tiền chiết khấu
- c) Kế toán bán hàng ghi nhận giá vốn hàng bán
- Nợ TK 632: Thể hiện giá vốn hàng bán
- Có TK 152, 156…: Thể hiện có số dư bên nào
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Giảm giá hàng bán
- Nợ TK 532: Thể hiện giảm giá hàng bán.
- Nợ TK 3331: Thể hiện thuế GTGT phải nộp (nếu có)
- Có TK 111: Thể hiện tiền mặt
Nghiệp vụ kế toán bán hàng – Hàng bán trả lại
Nghiệp vụ kế toán bán hàng nhập kho ghi giảm giá vốn khi nhận lại hàng bị trả lại:
- Nợ TK 154, 155, 156,…: Thể hiện doanh thu
- Có TK 632: Thể hiện giá vốn hàng bán
Nghiệp vụ kế toán bán hàng nhập kho ghi giảm giá vốn khi thanh toán
- Nợ TK 531: Thể hiện hàng bán bị trả lại
- Nợ TK 3331: Thể hiện thuế GTGT (nếu có)
- Có TK 111, 112, 131,…: Chi phí liên quan
Dịch vụ kế toán bán hàng tại Quang Minh
Hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh thương mại tại Việt Nam ngày càng phát triển nở rộ. Nhu cầu về nhân sự kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp càng gia tăng tuỳ theo quy mô hoạt động. Bên cạnh việc thuê chuyên viên kế toán làm việc ngay tại công ty, các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn dịch vụ kế toán nhằm tối ưu công việc và chi phí.
Trong hơn 10 năm qua, Quang Minh đã trở thành đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán bán hàng hiệu quả, uy tín với giá cả hợp lý. Hàng ngàn khách hàng đã trở thành đối tác của chúng tôi và hoàn toàn hài lòng về dịch vụ được Quang Minh cung cấp. Nếu bạn cần được hỗ trợ về dịch vụ kế toán hoặc muốn được tư vấn thêm thông tin chi tiết hơn, đừng ngại liên hệ với chúng tôi nhé! Đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi rất hân hạnh hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp.
Đánh giá:
