Quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ phát sinh những chi phí liên quan trực tiếp đến việc thu mua hàng hóa. Chẳng hạn như: chi phí thuê kho, thuê bến bãi, bảo hiểm hàng hóa, chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản hàng hóa từ nơi mua đến kho đơn vị,… Dựa vào các hóa đơn liên quan đến chi phí mua hàng, bộ phận kế toán mua hàng sẽ tiến hành phân bổ chi phí thu mua vào những mặt hàng đã mua theo tiêu thức giá trị hoặc số lượng của hàng hóa.
Xin mời bạn cùng Quang Minh tìm hiểu cách thức hạch toán chi phí mua hàng qua bài viết này.
Chi phí mua hàng và các loại chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng là các chi phí có phát sinh khi mua hàng liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa của doanh nghiệp từ lúc mua đến khi hàng về đến doanh nghiệp.
Các loại chi phí mua hàng bao gồm: chi phí thuê kho, thuê bến bãi, bảo hiểm hàng hóa, chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản hàng hóa từ nơi mua đến kho đơn vị, cùng với những khoản hao hụt tự nhiên trong định mức có thể phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa và những chi phí khác liên quan đến quá trình mua hàng tồn kho.
Chi phí mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu
Chi phí mua hàng liên quan đến hàng hóa trong nước
Chi phí mua hàng liên quan đến hàng hóa trong nước thường phát sinh những chi phí bao gồm: chi phí vận chuyển, chi phí thuê nhân viên mua hàng, chi phí bốc dỡ hàng hóa, chi phí thuê kho chứa hàng…
Để các khoản chi phí mua hàng được ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp thì cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Các khoản chi phí này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chi phí mua hàng yêu cầu phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
- Các hóa đơn mua hàng trên 20 triệu đồng phải thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng.
Chi phí mua hàng liên quan đến hàng hóa nhập khẩu
Chi phí mua hàng liên quan đến hàng hóa nhập khẩu (chi phí mua hàng nhập khẩu) thường phát sinh những chi phí bao gồm: chi phí trước hải quan, phí, lệ phí, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), chi phí hàng về kho liên quan đến khâu vận chuyển, bốc dỡ, kho bãi…
Để các khoản chi phí mua hàng đối với hàng hóa nhập khẩu được ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp, cần đáp ứng những điều kiện tương tự như hàng hóa trong nước, ngoài ra cần bổ sung thêm tờ khai hải quan và giấy nộp tiền.
Hướng dẫn hạch toán chi phí mua hàng
Việc hạch toán chi phí mua hàng sẽ được tiến hành về giá gốc của hàng hóa mua về. Trường hợp chi phí mua hàng liên quan đến nhiều mặt hàng khác nhau thì phải tiến hành hạch toán chi phí mua hàng phân bổ theo 2 tiêu thức: số lượng hoặc giá trị.
Thực hiện hạch toán chi phí mua hàng
Kế toán của doanh nghiệp tiến hành hạch toán chi phí mua hàng theo tài khoản như sau:
- Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng chưa bao gồm thuế
- Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng (nếu có)
- Có TK 111, 112: Tổng số tiền thanh toán.
Ví dụ:
Ngày 01/08/2024, Công ty Tư vấn Quang Minh mua 10 máy vi tính với giá 10 triệu đồng/máy, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, chưa trả tiền người bán. Chi phí vận chuyển 10 máy vi tính về đến công ty chưa thuế là 1 triệu đồng, thuế giá trị gia tăng là 10%, thanh toán tiền mặt. Hạch toán chi phí mua hàng đối với nghiệp vụ phát sinh như thế nào?
➥ Hạch toán chi phí mua hàng nhập kho hàng hóa:
Nợ TK 1561: 10 x 10.000.000 + 1.000.000 = 101.000.000 đồng
Nợ TK 1331: (101.000.000) x 10% = 10.100.000 đồng
Có TK 331: 111.100.000 đồng.
Tiến hành phân bổ chi phí mua hàng
Trường hợp 1: Thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá hàng mua
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho | = | Tổng chi phí mua hàng | x | Giá trị từng mặt hàng |
Tổng giá trị hàng mua |
Cách phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá hàng mua có ưu điểm là độ chính xác cao, nhưng cách thức tính toán khá phức tạp đối với số lượng nhập suất lớn.
Ví dụ:
Công ty Tư vấn Quang Minh mua:
- Máy tính hiệu HP: 5 chiếc, giá chưa VAT 12 triệu đồng (VAT 10%);
- Máy tính hiệu Lenovo: 5 chiếc, giá chưa VAT 10 triệu đồng (VAT 10%);
- Giá trị đơn hàng chưa VAT: 110 triệu đồng
- Chi phí vận chuyển đến kho Tư vấn Quang Minh: 1 triệu đồng chưa VAT (10%)
- Thanh toán mua hàng theo hình thức chuyển khoản ngân hàng.
Như vậy, kế toán mua hàng sẽ tiến hành phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức giá trị như sau:
- Chi phí vận chuyển máy tính hiệu HP: (1.000.000 / 110.000.000) x 60.000.000 = 545.454 đồng
- Chi phí vận chuyển máy tính hiệu Lenovo: 1.000.000 – 545.454 = 454.546 đồng.
Hạch toán chi phí mua hàng như sau:
- Nợ TK 156 – HP: 60.000.000 + 545.454 = 60.545.454 đồng
- Nợ TK 156 – Lenovo: 50.000.000 + 454.546 = 50.454.546 đồng
- Nợ TK 1331: 11.000.000 + 100.000 = 11.100.000 đồng
- Có TK 112: 122.100.000 đồng.
Trường hợp 2: Thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lượng hàng nhập kho
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho | = | Tổng chi phí mua hàng | x | Số lượng từng mặt hàng |
Tổng số lượng hàng mua |
Ví dụ:
Công ty Tư vấn Quang Minh mua:
- Máy tính hiệu HP: 5 chiếc, giá chưa VAT 12 triệu đồng (VAT 10%);
- Máy tính hiệu Lenovo: 5 chiếc, giá chưa VAT 10 triệu đồng (VAT 10%);
- Giá trị đơn hàng chưa VAT: 110 triệu đồng
- Chi phí vận chuyển đến kho Tư vấn Quang Minh: 1 triệu đồng chưa VAT (10%)
- Thanh toán mua hàng theo hình thức chuyển khoản ngân hàng.
Như vậy, kế toán mua hàng sẽ tiến hành phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lượng như sau:
- Chi phí vận chuyển máy tính hiệu HP: (1.000.000 / 10) x 5 = 500.000 đồng;
- Chi phí vận chuyển máy tính hiệu Lenovo: 1.000.000 – 500.000 = 500.000 đồng.
Qua các ví dụ nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy việc hạch toán chi phí mua hàng và phân bổ theo tiêu thức “số lượng” thường đem lại giá trị tính không chính xác so với việc phân bổ theo tiêu thức “giá trị”. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình.
Một số câu hỏi thường gặp về hạch toán chi phí mua hàng
Có được hạch toán chi phí mua hàng vào giá gốc hàng nhập kho không?
Tất cả các chi phí mua hàng liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nhập kho thì đều sẽ được tính vào giá gốc đối với hàng nhập kho.
Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí mua hàng theo những tiêu thức nào?
Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí mua hàng theo một trong hai tiêu thức: giá trị hoặc số lượng. Cách phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá hàng mua có ưu điểm là độ chính xác cao, nhưng cách thức tính toán khá phức tạp đối với số lượng nhập suất lớn. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình.
Chi phí mua hàng cần đáp ứng những điều kiện gì để được ghi nhận là chi phí hợp lý?
Để các khoản chi phí mua hàng được ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp thì cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Các khoản chi phí này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chi phí mua hàng yêu cầu phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
- Các hóa đơn mua hàng trên 20 triệu đồng phải thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, để được ghi nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nêu trên, ngoài ra cần bổ sung thêm tờ khai hải quan và giấy nộp tiền.
Đánh giá: