Các loại hóa đơn là những giấy tờ quen thuộc đối với quá trình thu thập, nhập liệu, phân tích và kê khai kế toán. Trong đó, một trong những câu hỏi thường xuyên đặt ra là hóa đơn thuộc loại hóa đơn gì và hóa đơn có hợp lệ hay không. Trong bài viết này, Quang Minh sẽ cung cấp thông tin các loại hóa đơn, hình thức và điều kiện sử dụng giúp các bạn đọc hiểu rõ hơn về hóa đơn.
Định nghĩa hóa đơn theo quy định
Định nghĩa hóa đơn căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại khoản 1 Điều 3 như sau:
Hóa đơn là loại giấy tờ chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra và ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thể hiện những thông tin quan trọng như số lượng và đơn giá liệt kê. Hiện nay, hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hình thức hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Các loại hóa đơn theo quy định hiện nay
Loại hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là một trong các loại hóa đơn phổ biến trên thị trường hoạt động sản xuất, kinh doanh. Định nghĩa hóa đơn giá trị gia tăng được quy định tại Thông tư 39/2014/TT- BTC khoản 1 điều 2 như sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT) là hóa đơn chính thức được ban hành bởi Bộ Tài chính Việt Nam áp dụng cho những cá nhân, tổ chức thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ đối với những dịch vụ mua bán, hoạt động kinh doanh, xuất vào khu phi thuế quan, vận tải nội địa và những trường hợp được coi như xuất khẩu hàng hóa, xuất khẩu, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
Loại hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là một trong các loại hóa đơn được áp dụng theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BCT Tại điểm b khoản 2 điều 2. Trong đó, định nghĩa hóa đơn bán hàng như được sử dụng cho các đối tượng sau đây:
- Cá nhân, tổ chức thực hiện kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp đối với hoạt động bán hàng hóa, xuất vào khu phi thuế quan, dịch vụ trong nội địa và những trường hợp được coi như xuất khẩu hàng hóa, xuất khẩu, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
- Cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan khi cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa vào nội địa và khi cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa giữa những cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu hàng hóa trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan”.
Các loại hóa đơn đặc thù ngành nghề
Ngoài các loại hóa đơn cơ bản nêu trên, cũng có một số loại hóa đơn khác căn cứ vào đặc thù của ngành đó mà tên gọi, hình dạng cũng như nội dung hóa đơn thể hiện khác nhau.
Liên quan đến hóa đơn đặc thù ngành nghề, quy định của Thông tư 39/2014/TT-BCT tại điểm c, d khoản 2 điều 2 có đề cập:
- Hóa đơn khác bao gồm các loại tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
- Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… Trong đó, hình thức và nội dung các loại hóa đơn này được lập ra theo các thông lệ quốc tế và những quy định của pháp luật có liên quan.
Nhận dạng hóa đơn hợp lệ đúng với quy định của pháp luật
Một hóa đơn hợp lệ, đúng với quy định của pháp luật thì phải bao gồm những điều kiện như sau:
- Thông tin hóa đơn bắt buộc đối với nhà cung cấp: bao gồm những thông tin tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đúng trên giấy phép kinh doanh.
- Thông tin hóa đơn bắt buộc đối với khách hàng: bao gồm những thông tin tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đúng trên giấy phép kinh doanh.
- Thời gian xuất hóa đơn theo quy định:
- Hóa đơn đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ, thương mại, xây dựng, gia công, sản xuất,… thông thường thì thời gian cần tiến hành xuất hóa đơn là khi hoàn tất hoạt động thương mại và bên mua đã thực hiện việc thanh toán.
- Hóa đơn đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ, thương mại, xây dựng, gia công, sản xuất,… kèm theo hợp đồng hay phụ lục hợp đồng quy định về thời gian cần thanh toán thời gian cần tiến hành xuất hóa đơn phụ thuộc vào hợp đồng quy định.
- Thông tin in sẵn trên hóa đơn: bao gồm các thông tin về mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin đơn vị in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), số hóa đơn (với thông tin số hóa đơn nhảy liên tục theo quyển).
- Thông tin chi tiết thể hiện trên hóa đơn: bao gồm các thông tin về nội dung xuất (xuất cụ thể hoặc xuất kèm bảng kê), số lượng, đơn vị tính (nếu có), đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền và số tiền viết bằng chữ.
- Thông tin mộc dấu hợp lệ:
- Trường hợp người bán hàng là nhân viên của doanh nghiệp thì ký tên xác nhận ở chỗ người bán và con dấu đóng treo tại vị trí góc trái của hóa đơn.
- Trường hợp người bán hàng là đại diện pháp luật của doanh nghiệp thì ký tên xác nhận ở chỗ người bán và đóng dấu tại đó. Quy định con dấu hợp lệ phải đóng lên một phần chữ ký.
- Nhận dạng hình thức hóa đơn cụ thể thông qua mẫu số và ký hiệu hóa đơn được trình bày trong phần tiếp theo.
Những hình thức hóa đơn phổ biến
Nội dung này đề cập đến hình thức của các loại hóa đơn, cụ thể như sau:
Hình thức hóa đơn đặt in
- Hóa đơn đặt in là hình thức hóa đơn dodo các đơn vị tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để triển khai cấp, bán cho những tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh.
- Thông thường các loại hóa đơn này sẽ có 2 đến 3 liên, trong đó liên 1 sẽ được lưu tại văn phòng, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được dùng để lưu nội bộ tại công ty).
- Mẫu số của hóa đơn:
- Mẫu 2 liên: có ký hiệu 01GTKT2/001, trong đó phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,…
- Mẫu 3 liên: có ký hiệu 01GTKT3/001, trong đó phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,..
- Ký hiệu của hóa đơn: thông thường là tên viết tắt của doanh nghiệp, tổ chức kèm thông tin năm phát hành hóa đơn, cùng với ký tự P cuối cùng là ký tự dành cho hóa đơn đặt in.
- Chẳng hạn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Minh muốn đặt in lần đầu tiên hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 3 liên và năm phát hành là năm 2024, thì mẫu hóa đơn là 01GTKT3/001 với ký hiệu hóa đơn là QM/24P.
Hình thức hóa đơn tự in
- Hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn do các đơn vị tổ chức kinh doanh tự in ra nhờ vào những thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy hỗ trợ khác khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông thường các loại hóa đơn này sẽ có 2 đến 3 liên, trong đó liên 1 sẽ được lưu tại văn phòng, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được dùng để lưu nội bộ tại công ty).
- Mẫu số của hóa đơn:
- Mẫu 2 liên: có ký hiệu 01GTKT2/001, trong đó phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,…
- Mẫu 3 liên: có ký hiệu 01GTKT3/001, trong đó phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,..
- Ký hiệu của hóa đơn: thông thường là tên viết tắt của doanh nghiệp, tổ chức kèm thông tin năm phát hành hóa đơn, cùng với ký tự T cuối cùng là ký tự dành cho hóa đơn tự in.
- Chẳng hạn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Minh muốn phát hành lần đầu tiên hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 2 liên và năm phát hành là năm 2024, thì mẫu hóa đơn là 01GTKT2/001 với ký hiệu hóa đơn là QM/24T.
Hình thức hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn gồm tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, quản lý và lưu trữ liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và những văn bản pháp lý hướng dẫn thi hành.
- Mẫu số của hóa đơn: Chỉ khác hóa đơn đặt in và hóa đơn tự in là hóa đơn giá trị gia tăng điện tử không phân biệt liên.
- Ký hiệu của hóa đơn: thông thường là tên viết tắt của doanh nghiệp, tổ chức kèm thông tin năm phát hành hóa đơn, cùng với ký tự E cuối cùng là ký tự dành cho hóa đơn điện tử.
- Chẳng hạn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Minh muốn phát hành lần đầu tiên hóa đơn giá trị gia tăng điện tử và năm phát hành là năm 2024, thì mẫu hóa đơn là 01GTKT0/001 với ký hiệu hóa đơn là QM/24E.
Điều kiện sử dụng hóa đơn
Điều kiện để sử dụng các loại hóa đơn tương ứng với các hình thức hóa đơn được quy định như sau:
Trường hợp đối với hóa đơn tự in
- Điều kiện về vốn điều lệ khi sử dụng hóa đơn tự in là từ 15 tỷ trở lên.
- Đối với những doanh nghiệp đăng ký thành lập sau ngày 01/06/2018 thì có thể sử dụng hóa đơn tự in nếu vốn điều lệ dưới 15 tỷ, chỉ cần phát sinh mua tài sản cố định, thiết bị, máy móc, phương tiện, nhà xưởng,… có giá trị trên 1 tỷ cùng với hóa đơn kèm theo.
Trường hợp đối với hóa đơn đặt in
- Điều kiện đầu tiên là doanh nghiệp đã treo biển hiệu tại địa chỉ trụ sở chính.
- Doanh nghiệp có văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính hợp pháp như hợp đồng mượn nhà, hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có tên giám đốc hay tổng giám đốc công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành lập doanh nghiệp, giấy xác nhận đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.
- Doanh nghiệp có bàn ghế, sổ sách và những vật dụng liên quan khác chứng minh doanh nghiệp có hoạt động.
- Doanh nghiệp có hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc mua bán hàng hoá chứng tỏ doanh nghiệp đã đi vào hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
Sau khi kiểm tra các văn bản liên quan, đảm bảo điều kiện về trụ sở hợp pháp và doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Cơ quan thuế sẽ ra Biên bản xác nhận đã tiến hành kiểm tra trụ sở cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.
Trường hợp đối hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, trong đó quy định về những nội dung quan trọng về lộ trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử được điều chỉnh mới nhất là từ ngày 1/7/2022.
Do đó, hiện nay tất cả các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Để có thể áp dụng hóa đơn điện tử, những điều kiện cần đáp ứng như sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang tiến hành giao dịch điện tử trong thực hiện kê khai thuế với cơ quan thuế.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật để sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đơn vị, tổ chức đảm bảo hệ thống hạ tầng: địa điểm, mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin như máy tính, laptop hay các thiết bị điện tử khác,…đáp ứng yêu cầu sử dụng, xử lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp đáp ứng được những điều kiện nêu trên thì doanh nghiệp làm hồ sơ và thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gửi Tổng cục thuế để được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử.
Một số lưu ý về các loại hóa đơn
Tất cả nội dung thể hiện trên hóa đơn phải được in trên cùng một mặt giấy.
- Hóa đơn tốt nhất nên xuất đúng thời điểm, không được phép xuất lùi ngày. Trường hợp hóa đơn xuất sai ngày thì doanh nghiệp phải tiến hành thu hồi và xuất thay thế đối với hóa đơn đã giao cho khách hàng.
- Hóa đơn xuất sai thông tin về tên đơn vị hoặc sai thông tin mã số thuế thì bắt buộc doanh nghiệp phải thu hồi và thực hiện xuất hóa đơn thay thế đối với hóa đơn đã giao cho khách hàng. Hóa đơn xuất sai những thông tin khác thì bên mua và bên bán cùng thảo luận thống nhất làm biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Hóa đơn muốn thực hiện kê khai khấu trừ thuế và được tính vào chi phí hợp lý thì doanh nghiệp phải có thông báo về hóa đơn đó với cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp nhận.
- Để thuận tiện việc tra cứu thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp thì có thể truy cập vào đường dẫn: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Để thuận tiện việc tra cứu thông tin khách hàng hay nhà cung cấp thì có thể truy cập vào link: https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn và http://tracuunnt.gdt.gov.vn
Những câu hỏi thường gặp về các loại hóa đơn
Hóa đơn là gì?
Định nghĩa hóa đơn căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại khoản 1 Điều 3 như sau: Hóa đơn là loại giấy tờ chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra và ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thể hiện những thông tin quan trọng như số lượng và đơn giá liệt kê. Hiện nay, hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hình thức hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Có các loại hóa đơn nào được sử dụng hiện nay?
Hiện có các loại hóa đơn được sử dụng phổ biến như sau:
- Loại hóa đơn giá trị gia tăng
- Loại hóa đơn bán hàng
- Các loại hóa đơn đặc thù ngành nghề
Hóa đơn cần phải bao gồm những thông tin gì?
- Thông tin hóa đơn bắt buộc đối với nhà cung cấp: bao gồm những thông tin tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đúng trên giấy phép kinh doanh.
- Thông tin hóa đơn bắt buộc đối với khách hàng: bao gồm những thông tin tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đúng trên giấy phép kinh doanh.
- Thời gian xuất hóa đơn theo quy định:
- Thông tin in sẵn trên hóa đơn: bao gồm các thông tin về mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin đơn vị in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), số hóa đơn (với thông tin số hóa đơn nhảy liên tục theo quyển).
- Thông tin chi tiết thể hiện trên hóa đơn: bao gồm các thông tin về nội dung xuất (xuất cụ thể hoặc xuất kèm bảng kê), số lượng, đơn vị tính (nếu có), đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền và số tiền viết bằng chữ.
- Thông tin mộc dấu hợp lệ
- Nhận dạng hình thức hóa đơn cụ thể thông qua mẫu số và ký hiệu hóa đơn được trình bày trong phần tiếp theo.
Điều kiện để sử dụng hóa đơn tự in là gì?
Điều kiện về vốn điều lệ khi sử dụng hóa đơn tự in là từ 15 tỷ trở lên. Đối với những doanh nghiệp đăng ký thành lập sau ngày 01/06/2018 thì có thể sử dụng hóa đơn tự in nếu vốn điều lệ dưới 15 tỷ, chỉ cần phát sinh mua tài sản cố định, thiết bị, máy móc, phương tiện, nhà xưởng,… có giá trị trên 1 tỷ cùng với hóa đơn kèm theo.
Điều kiện để sử dụng hóa đơn đặt in là gì?
- Điều kiện đầu tiên là doanh nghiệp đã treo biển hiệu tại địa chỉ trụ sở chính.
- Doanh nghiệp có văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính hợp pháp như hợp đồng mượn nhà, hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có tên giám đốc hay tổng giám đốc công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành lập doanh nghiệp, giấy xác nhận đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.
- Doanh nghiệp có bàn ghế, sổ sách và những vật dụng liên quan khác chứng minh doanh nghiệp có hoạt động.
- Doanh nghiệp có hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc mua bán hàng hoá chứng tỏ doanh nghiệp đã đi vào hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
- Sau khi kiểm tra các văn bản liên quan, đảm bảo điều kiện về trụ sở hợp pháp và doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Cơ quan thuế sẽ ra Biên bản xác nhận đã tiến hành kiểm tra trụ sở cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.
Điều kiện cần đáp ứng để sử dụng hóa đơn điện tử?
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang tiến hành giao dịch điện tử trong thực hiện kê khai thuế với cơ quan thuế.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật để sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đơn vị, tổ chức đảm bảo hệ thống hạ tầng: địa điểm, mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin như máy tính, laptop hay các thiết bị điện tử khác,…đáp ứng yêu cầu sử dụng, xử lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Đánh giá:
