Đăng ký hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện sau khi đăng ký kinh doanh. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hồ sơ và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Có bắt buộc phải bao gồm chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử hay không?

Trong bài viết sau, Quang Minh sẽ giải đáp những thắc mắc này để hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

NỘI DUNG CHÍNH BÀI VIẾT

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Khoản 2 Điều 3, hóa đơn điện tử được định nghĩa là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập ra thông qua phương tiện điện tử, nhằm mục đích ghi nhận thông tin cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán. Trong đó, bao gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để thực hiện việc chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cụ thể như sau:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua. Trong đó, mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự đã được mã hóa căn cứ trên thông tin của người bán.
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh cá thể không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã đối với từng lần phát sinh và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử gửi cho người mua bởi tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà không có mã của cơ quan thuế. Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không có mã bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, bưu chính viễn thông, điện lực, nước sạch, bảo hiểm, y tế, tài chính tín dụng, kinh doanh thương mại điện từ, thương mại, vận tải hàng không, kinh doanh siêu thị, đường bộ, đường biển, đường sắt, đường thủy – thỏa mãn những điều kiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin.

Những điều cần chuẩn bị khi đăng ký hóa đơn điện tử

Những điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số doanh nghiệp cần triển khai đầu tiên sau khi thành lập doanh nghiệp. Để việc đăng ký hóa đơn điện tử và việc áp dụng được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều kiện sau:

Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
Chuẩn bị thiết bị đầy đủ để truy cập internet, cùng với đường truyền tải đủ khả năng để tiến hành những nghiệp vụ liên quan như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, uy tín, được chứng nhận về an toàn, bảo mật và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô. Hoặc doanh nghiệp xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đủ lớn để thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong 10 năm theo quy định.
Đề nghị nhân sự tìm hiểu việc đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hiệu quả. Nếu lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chu đáo để có thể hỗ trợ kịp thời.
Kết nối phần mềm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với phần mềm kế toán, làm sao để dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đảm bảo được tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy vậy, một số Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới phải có các phần mềm trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị

Bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện trước khi đăng ký hóa đơn điện tử để sử dụng, doanh nghiệp cần chuẩn bị soạn thảo một bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

Văn bản thông báo phát hành hoá đơn điện tử của doanh nghiệp.
Văn bản trình bày quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đưa ra.

Lưu ý: Văn bản trình bày quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, văn bản thông báo phát hành hoá đơn điện tử và mẫu hóa đơn điện tử phải là bản scan và được đưa vào chung 01 file bằng định dạng word (.doc). Đồng thời, doanh nghiệp đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Như vậy, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị các điều kiện, yêu cầu cơ bản trên đây để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện và hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự trợ giúp của nhà cung cấp.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 15. Trong đó, việc đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện với các bước như sau:

Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế như đã nêu tại mục trên.
Bước 2: Người thực hiện tiến hành điền Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Tờ khai này yêu cầu theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP.
Bước 3: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế yêu cầu, người thực hiện tiến hành nộp hồ sơ tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Trong vòng 01 ngày làm việc tính từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ phản hồi bằng cách gửi thông báo chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ đăng ký không được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành việc điều chỉnh, bổ sung nội dung theo đề nghị của cơ quan thuế và nộp hồ sơ lại theo các bước trên.

Từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh cá thể phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành theo những quy định trước đây, hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng cần phải được tiêu hủy. Trình tự và thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy tiến hành theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 27.

Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Một câu hỏi thường được đặt ra khi đăng ký hóa đơn điện tử là “có bắt buộc phải có chữ ký số khi đăng ký hóa đơn điện tử không?” Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điểm b Khoản 7 Điều 10, chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử được quy định như sau:

Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là tổ chức, doanh nghiệp thì chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn là chữ ký điện tử của tổ chức, doanh nghiệp. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cá nhân thì sử dụng chữ ký điện tử của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trong khi đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Khoản 14 Điều 10, những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số được quy định như sau:

Trên hóa đơn điện tử không bắt buộc cần phải bao gồm chữ ký điện tử của người mua (bao gồm việc lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cả trường hợp là khách hàng ở nước ngoài). Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và người bán, người mua đã có thỏa thuận liên quan đến việc người mua cần thỏa mãn những điều kiện kỹ thuật để ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập ra thì hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người mua và người bán theo thỏa thuận giữa hai bên.
Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán, người mua đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Trường hợp hóa đơn điện tử bán xăng dầu được lập ra cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn không nhất thiết phải bao gồm các chỉ tiêu trên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, chữ ký điện tử của người mua, mã số thuế của người mua; chữ ký điện tử của người bán và thông tin thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), chữ ký điện tử của người bán (trừ khi tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiền thuế, hay thuế suất thuế giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức số lượng, đơn giá và đơn vị tính.
Trường hợp chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không được xuất thông qua hệ thống thương mại điện tử và website được lập ra theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xem là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, mã số thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng, địa chỉ người mua, chữ ký điện tử của người bán.
Đối với hóa đơn được sử dụng để thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập ra căn cứ trên quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không bắt buộc phải bao gồm các chỉ tiêu: ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên địa chỉ, chữ ký điện tử của người mua, mã số thuế của người mua, số lượng, đơn giá và đơn vị tính.

Trên đây là những thông tin pháp lý do Quang Minh cung cấp xoay quanh quy định về việc đăng ký hóa đơn điện tử. HY vọng những thông tin tham khảo này giúp bạn đọc giải đáp được những thắc mắc liên quan và hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị Định 123.

Những câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Có mấy loại hóa đơn điện tử hiện nay?

Có hai loại hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cụ thể như sau:

Những điều kiện doanh nghiệp cần chuẩn bị để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
Chuẩn bị thiết bị đầy đủ để truy cập internet, cùng với đường truyền tải đủ khả năng để tiến hành những nghiệp vụ liên quan như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, uy tín, được chứng nhận về an toàn, bảo mật và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô. Hoặc doanh nghiệp xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đủ lớn để thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong 10 năm theo quy định.
Đề nghị nhân sự tìm hiểu việc đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hiệu quả. Nếu lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chu đáo để có thể hỗ trợ kịp thời.
Kết nối phần mềm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với phần mềm kế toán, làm sao để dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đảm bảo được tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy vậy, một số Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới phải có các phần mềm trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cần có những gì?

Một bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm những thành phần như sau:

Văn bản thông báo phát hành hoá đơn điện tử của doanh nghiệp.
Văn bản trình bày quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đưa ra.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?

Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế như đã nêu tại mục trên.
Bước 2: Người thực hiện tiến hành điền Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Tờ khai này yêu cầu theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP.
Bước 3: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế yêu cầu, người thực hiện tiến hành nộp hồ sơ tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Đánh giá:

4,9/5 (59 Bình chọn)

Luật sư Ngô Đình Vũ, Hiện tại là CEO & Founder tại Tư Vấn Quang Minh, là một chuyên gia nổi bật trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, tài chính kế toán, kiểm toán và quản lý doanh nghiệp với hơn 15 năm kinh nghiệm. Đình Vũ đã xây dựng được uy tín và danh tiếng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành.

Luật Sư Ngô Đình Vũ