Doanh nghiệp của bạn mới được thành lập và cần thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu? Bạn chưa biết hồ sơ và thủ tục cần thực hiện để tiến hành đăng ký thuế ban đầu? Hiểu được những băn khoăn của doanh nghiệp, Tư Vấn Quang Minh sẽ cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến việc khai thuế ban đầu trong bài viết sau đây. Mời bạn tham khảo trước khi thực hiện để thiết lập các tiêu chuẩn, nguyên tắc cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp trong suốt quá trình phát triển.

NỘI DUNG CHÍNH BÀI VIẾT

Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục khai thuế ban đầu

Bộ hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu gồm có:

Văn bản quyết định việc bổ nhiệm giám đốc doanh nghiệp;
Văn bản quyết định việc bổ nhiệm kế toán trưởng;
Văn bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định trình bày theo mẫu quy định;
Tờ khai doanh nghiệp đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;
Bản photo đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;
Bản photo một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân như CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật doanh nghiệp;
Văn bản trình bày đăng ký trao đổi thông tin doanh nghiệp;
Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục trường hợp ủy quyền.

Lưu ý: Một là doanh nghiệp cần soạn thảo 2 bộ hồ sơ khai thuế ban đầu để nộp, trong đó 1 bộ để cơ quan thuế lưu, 1 bộ để lưu nội bộ tại doanh nghiệp sau khi cơ quan thuế đóng dấu xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đầy đủ. Hai là tùy theo loại hình doanh nghiệp và trường hợp đặc biệt mà có thể cần thêm giấy tờ khác.

Thủ tục khai thuế ban đầu cần thực hiện

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi triển khai hoạt động kinh doanh, sản xuất hoặc phát sinh các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Thủ tục khai thuế ban đầu được tiến hành như sau:

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ khai thuế ban đầu hợp lệ và đầy đủ

Trước tiên, doanh nghiệp cần soạn thảo 2 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các văn bản, giấy tờ cần thiết nêu trên. 1 bộ để cơ quan thuế lưu, 1 bộ để lưu nội bộ tại doanh nghiệp sau khi cơ quan thuế đóng dấu xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đầy đủ. Lưu ý hồ sơ cần gồm các văn bản trình bày hợp lệ theo yêu cầu quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tới chi cục thuế

Với hồ sơ đã chuẩn bị, doanh nghiệp mang hồ sơ để nộp tại Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký đặt trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp của bạn được quản lý bởi Cục Thuế thì hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở giao dịch chính.

Bạn hoàn toàn có thể tự kiểm tra cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ đường dẫn: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.

Bước 3: Chờ đợi hồ sơ được xử lý

Thông thường hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp sẽ được giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc trong từ 2 đến 3 ngày làm việc tùy Chi cục Thuế.

Quy định về mức phạt khi nộp chậm hồ sơ khai thuế

Quy định về việc xử phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu căn cứ theo Điều 13 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Doanh nghiệp bị áp dụng mức phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 1 – 5 ngày và có tính tiết giảm nhẹ.
Nộp hồ sơ khai thuế chậm so với thời hạn quy định từ 1 – 30 ngày: Áp dụng mức phạt tiền từ 2 – 5 triệu đồng.
Nộp hồ sơ khai thuế chậm so với thời hạn quy định từ 31 – 60 ngày: Áp dụng mức phạt tiền từ 2 – 5 triệu đồng.
Nộp hồ sơ khai thuế chậm so với thời hạn quy định từ 61 – 90 ngày theo quy định: Áp dụng mức phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng.
Nộp hồ sơ khai thuế chậm so với thời hạn quy định trên 91 ngày trở lên và không phát sinh số thuế phải nộp: Áp dụng mức phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng.
Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp: Áp dụng mức phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng.
Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN không nộp các phụ lục kèm theo quy định về quản lý thuế: Áp dụng mức phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng.
Nộp hồ sơ khai thuế chậm so với thời hạn quy định trên 90 ngày, phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước: Áp dụng mức phạt tiền từ 15 – 25 triệu đồng.

Quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu

Đối tượng nộp thuế đăng ký cùng thời điểm với đăng ký kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã thì thời hạn đăng ký thuế chính là thời hạn đăng ký kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã theo quy định.

Đối tượng nộp thuế thực hiện đăng ký với Cơ quan Thuế để khai thuế trực tiếp thì thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc, tính từ:

Ngày được cấp giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Ngày bắt đầu thực hiện hoạt động kinh doanh đối với cá nhân, hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh.
Ngày phát sinh các trách nhiệm về khấu trừ thuế và thực hiện nộp thuế thay, theo hợp đồng và văn bản hợp tác kinh doanh, tổ chức nộp thay cho cá nhân.
Ngày ký hợp đồng, hiệp định dầu khí; ký kết hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu, nhà thầu phụ thuộc nước ngoài thực hiện kê khai hình thức nộp thuế trực tiếp với Cơ quan Thuế;.
Ngày bắt đầu phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.
Ngày bắt đầu phát sinh các nghĩa vụ khác đối với ngân sách nhà nước.
Tổ chức, cá nhân tiến hành chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập trong thời hạn 10 ngày làm việc tính từ ngày bắt đầu phát sinh các nghĩa vụ thuế đối với cá nhân có mã số thuế; đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc tính từ ngày người đó đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật đối với người phụ thuộc chưa có mã số thuế.

Những việc cần làm trước khi thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu

Trước khi thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu đến Cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần tiến hành hoàn tất 3 công việc sau đây:

Doanh nghiệp treo bảng hiệu ngay tại trụ sở giao dịch của công ty

Trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần treo bảng hiệu công ty, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin doanh nghiệp như tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế công ty. Chuyên viên phụ trách cơ quan quản lý thuế sẽ đến trụ sở doanh nghiệp để kiểm tra tình trạng hoạt động và việc treo bảng hiệu của doanh nghiệp.

Đăng ký và mua chữ ký số/chứng thư số/token

Một thủ tục khác doanh nghiệp cần thực hiện trước khi khai thuế ban đầu là đăng ký sử dụng chữ ký số. Chữ ký số sẽ được sử dụng để kê khai thông tin và ký xác thực điện tử khi nộp tờ khai lệ phí môn bài, báo cáo thuế điện tử thông qua website của Tổng cục Thuế, hay thực hiện các công việc trên các phần mềm của doanh nghiệp như BHXH, hóa đơn điện tử, hải quan.

Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và nộp tiền vào tài khoản

Sau khi đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số để thực hiện việc trích tiền trong tài khoản nộp lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước. Vì thế, việc mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và nộp tiền vào tài khoản cần thực hiện trước khi thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu.

Những việc cần làm sau khi tiến hành thủ tục khai thuế ban đầu

Tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài

Quy định về việc nộp tờ khai lệ phí môn bài được ban hành tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Trong đó, yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập (bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể chuyển đổi sang doanh nghiệp nhỏ và vừa) và các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mới thành lập phải nộp tờ khai lệ phí môn bài. Thủ tục này cần thực hiện với thời hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu ra hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo đó, thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2024 quy định như sau: Doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện đăng ký thành lập trong năm 2024 (từ 01/01/2024 – 31/12/2024) thì thời hạn chậm nhất để nộp tờ khai thuế môn bài là 30/01/2025;

Lưu ý: Tại một số quận/huyện, cơ quan thuế quản lý có thể đề nghị doanh nghiệp nộp tờ khai lệ phí môn bài ngay sau khi thành lập, nên doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện phù hợp theo hướng dẫn. Bên cạnh đó, thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài cũng là thời hạn quy định về việc nộp tiền thuế môn bài của doanh nghiệp.

Thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện tại, việc sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng đã được áp dụng 100% doanh nghiệp trên toàn quốc thay vì hóa đơn giấy như trước đây. Hầu hết các chuyên viên tại cơ quan thuế đều đề nghị doanh nghiệp mua và đăng ký hóa đơn điện tử để sử dụng. Vì thế, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sau khi kê khai thuế ban đầu.

Tiến hành việc đăng ký nộp thuế điện tử

Đăng ký nộp thuế điện tử là điều không bắt buộc với cơ quan thuế nhưng là việc cần thiết với doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp cơ quan thuế hiện đại hóa công tác quản lý thuế và dễ dàng kiểm soát hoạt động nộp tiền thuế của doanh nghiệp, nhưng còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, công sức khi thực hiện nghĩa vụ đóng thuế. Doanh nghiệp không cần phải lên tận Kho bạc hoặc ra ngân hàng để nộp các khoản thuế nhanh chóng và tiện lợi.

Trên đây là thông tin chia sẻ của Quang Minh về hồ sơ, thủ tục khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm thông tin pháp lý hay sử dụng dịch vụ của Quang Minh, vui lòng gọi đến hotline cho chúng tôi để được hỗ trợ nhé.

Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ, thủ tục khai thuế ban đầu

Thủ tục khai thuế ban đầu có bắt buộc không?

Thực hiện thủ tục kê khai thuế ban đầu hay đăng ký thuế ban đầu là thủ tục doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện với cơ quan thuế quản lý theo quy định. Đây là việc làm quan trọng để thiết lập những tiêu chuẩn, nguyên tắc cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp trong hành trình hoạt động sản xuất, kinh doanh cho tới khi giải thể.

Hồ sơ cần chuẩn bị để khai thuế ban đầu gồm những gì?

Bộ hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu gồm có:

Văn bản quyết định việc bổ nhiệm giám đốc doanh nghiệp;
Văn bản quyết định việc bổ nhiệm kế toán trưởng;
Văn bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định trình bày theo mẫu quy định;
Tờ khai doanh nghiệp đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;
Bản photo đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;
Bản photo một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân như CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật doanh nghiệp;
Văn bản trình bày đăng ký trao đổi thông tin doanh nghiệp;
Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục trường hợp ủy quyền.

Hồ sơ khai thuế ban đầu được nộp ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký đặt trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp của bạn được quản lý bởi Cục Thuế thì hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở giao dịch chính.

Doanh nghiệp cần làm những gì trước khi khai thuế ban đầu?