hạch toán trả lại hàng mua

Hạch toán trả lại hàng mua đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp. Đây là một nghiệp vụ kinh tế thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, sản phẩm. Nghiệp vụ này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu thuần của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ để có bức tranh chính xác về tình hình kinh doanh. Hãy cùng Quang Minh tìm hiểu chi tiết cách hạch toán trả lại hàng mua qua bài viết dưới đây.

Hàng bán bị trả lại là gì?

Trong nghiệp vụ kế toán, hàng bán bị trả lại là khái niệm dùng để chỉ việc khách hàng trả lại hàng hóa đã mua do một số lý do như: sản phẩm không đúng yêu cầu, bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật, hoặc không đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng. Đây là một nghiệp vụ kinh tế thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, sản phẩm.

Khi xảy ra tình huống hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước kế toán cụ thể để điều chỉnh doanh thu và chi phí liên quan. Các bước này bao gồm ghi nhận giảm doanh thu bán hàng, giảm số thuế giá trị gia tăng (nếu có) và điều chỉnh giá vốn hàng bán. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải cập nhật tình trạng tồn kho nếu hàng hóa được trả lại vẫn còn nguyên vẹn và có thể tiếp tục bán được.

Trong hệ thống tài khoản kế toán, khi hàng bán bị trả lại, kế toán thường ghi nhận vào tài khoản hàng bán bị trả lại hoặc ghi nhận điều chỉnh giảm doanh thu và các khoản chi phí liên quan. Nghiệp vụ này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu thuần của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ để có bức tranh chính xác về tình hình kinh doanh.

Việc ghi nhận hàng bán bị trả lại phải tuân thủ theo các quy định và nguyên tắc kế toán hiện hành, đảm bảo phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì tính minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho và các quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.

Cách xử lý trả lại hàng mua

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điểm 2.8 Phụ lục 4, Bộ Tài chính đưa ra hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với trường hợp trả lại hàng. Tại thông tư này, việc trả lại hàng được quy định như sau:

• Khi cá nhân, tổ chức mua hàng hoá, sản phẩm, người bán đã tiến hành xuất hoá đơn và người mua đã nhận đủ hàng hoá, sản phẩm nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá, sản phẩm không đúng quy cách, chất lượng như đã cam kết và yêu cầu được trả lại một phần hay toàn bộ số hàng hoá, sản phẩm đã nhận.
• Trong trường hợp đó, người mua phải lập hoá đơn, trên đó ghi rõ lý do và tình trạng hàng hoá trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Nếu người mua thuộc đối tượng không có hoá đơn khi thực hiện trả lại hàng hóa, sản phẩm, thì bên mua và bên bán cần phải lập biên bản ghi rõ thông tin hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại chưa có thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng theo hoá đơn bán hàng (bao gồm thông tin về số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), nêu rõ lý do trả hàng, đồng thời bên bán tiến hành thu hồi hóa đơn đã lập.

Cách hạch toán trả lại hàng mua

Hạch toán trả lại hàng mua là việc ghi nhận các nghiệp vụ kế toán khi doanh nghiệp trả lại hàng hóa đã mua cho nhà cung cấp do không đạt yêu cầu hoặc do các lý do khác. Việc trả lại hàng mua sẽ làm giảm giá trị hàng tồn kho và các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Cách hạch toán trả lại hàng mua được thực hiện như sau: 

Hạch toán đối với bên mua (bên trả hàng)

Khi mua hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ kế toán hạch toán:

• Nợ TK 152, 153, 156, 211…
• Nợ TK 1331 (nếu có)
• Có TK 111, 112, 331

Khi trả lại hàng mua, kế toán doanh nghiệp tiến hành ghi nhận giảm giá trị hàng hoá bằng cách hạch toán trả lại hàng mua :

• Nợ TK 111, 112, 331 – Tổng số tiền đã được trả lại
• Có TK 152, 153, 156,… – Hàng hóa, sản phẩm trả lại (giá chưa bao gồm thuế)
• Có TK 1331 – Thuế giá trị gia tăng (nếu có)

Hạch toán đối với bên bán (bên bị trả hàng)

Hạch toán khi xuất hoá đơn bán hàng

Hạch toán khi xuất hoá đơn bán hàng, kế toán bán hàng hạch toán như sau:

Ghi nhận doanh thu bán hàng bao gồm:

• Nợ TK 111, 112, 131
• Có TK 511
• Có TK 3331 (nếu có)
• Ghi nhận giá vốn hàng hóa, sản phẩm
• Nợ TK 632
• Có TK 152, 153, 156,…

Hạch toán khi nhận lại hàng hoá bị trả lại

Hạch toán khi nhận lại hàng hoá bị trả lại kế toán tiến hành thực hiện:

Ghi nhận giảm giá vốn đối với hàng hóa bán ra:

• Nợ TK 152, 153, 156,…
• Có TK 632

Ghi nhận giảm doanh thu bán hàng như sau:

• Nợ TK 5212 – Hàng hóa bán ra bị trả lại (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán trả lại hàng mua theo Thông tư 200)
• Nợ TK 511 (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán trả lại hàng mua theo Thông tư 133)
• Nợ TK 3331 – Số thuế giá trị gia tăng của hàng bán bị trả lại (nếu có)
• Có TK 111, 112, 131, … – Tổng số tiền bán hàng trên hóa đơn

Phản ánh những chi phí phát sinh trong quá trình hàng bán bị trả lại (nếu có):

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán trả lại hàng mua theo Thông tư 200)
• Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán trả lại hàng mua theo Thông tư 133)
• Có TK 111, 112,…

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế doanh nghiệp hay hạch toán theo Thông tư 200 thì phải kết chuyển số dư của TK 5212 sang TK 511 vào cuối kỳ để xác định doanh thu thuần đối với kỳ báo cáo (bởi vì TK 521 không có số dư cuối kỳ). Cụ thể như sau:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
• Có TK 5212 – Hàng bán bị trả lại 

Như vậy, việc hạch toán trả lại hàng mua giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các biến động về hàng tồn kho và công nợ phải trả/thu trong quá trình kinh doanh.

Ví dụ về hạch toán trả lại hàng mua

Giả sử, doanh nghiệp A trong tháng 09/2024 phát sinh một số nghiệp vụ kinh tế như sau:

• Xuất kho cung cấp 100 sản phẩm cho doanh nghiệp B với giá bán 1.200.000 đồng/sản phẩm, giá vốn 1.100.000 đồng/sản phẩm. Doanh nghiệp B đã chấp nhận thanh toán với mức thuế GTGT là 10%.
• Sau đó, doanh nghiệp B trả lại 10 sản phẩm do không đạt yêu cầu theo hợp đồng đã ký kết. Doanh nghiệp A đã nhận lại hàng và tiến hành trừ vào số tiền phải thu của khách hàng.
• Doanh nghiệp B thanh toán số tiền còn nợ cho doanh nghiệp A bằng hình thức chuyển khoản.
• Trong đó, doanh nghiệp A và doanh nghiệp B tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Trong trường hợp này, các nghiệp vụ kinh tế trên được hạch toán trả lại hàng mua như sau:

Việc hạch toán trả lại hàng mua tại doanh nghiệp A:

1. Khi xuất bán hàng hoá

Ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632: 110.000.000
• Có TK 156: 110.000.000

Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 131 (công ty B): 132.000.000
• Có TK 511: 120.000.000
• Có TK 3331: 12.000.000

2. Hàng bán bị trả lại

Ghi nhận giảm giá vốn:

• Nợ TK 156: 11.100.000
• Có TK 632: 11.100.000

Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ TK 5212: 12.000.000
• Nợ TK 3331: 1.200.000
• Có TK 131 (công ty B): 13.200.000

3. Khách hàng thanh toán tiền hàng:

• Nợ TK 121: 118.800.000
• Có TK 131 (công ty B): 118.800.000
• Cuối kỳ, kết chuyển số dư TK 5212 sang TK 511
• Nợ TK 511: 12.000.000
• Có TK 5212: 12.000.000

Việc hạch toán trả lại hàng mua tại doanh nghiệp B:

1. Khi nhận được hoá đơn mua hàng:

• Nợ TK 156: 120.000.000
• Nợ TK 133: 12.000.000
• Có TK 331 (công ty A): 132.000.000

2. Khi xuất hàng trả lại:

• Nợ TK 331 (công ty A): 26.400.000
• Có TK 156: 24.000.000
• Có TK 133: 2.400.000

3. Khi thanh toán cho người bán

• Nợ TK 331 (công ty A): 118.800.000
• Có TK 112: 118.800.000

Như vậy, khi phát sinh hoạt động trả lại hàng mua thì cả bên bán và bên mua đều phải thực hiện hạch toán trả lại hàng mua để tiến hành giảm trừ công nợ và giá trị hàng hoá. Kế toán doanh nghiệp cần căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán để thực hiện ghi nhận hạch toán trả lại hàng mua đúng tình hình thực tế.

Việc hạch toán trả lại hàng mua giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các biến động về hàng tồn kho và công nợ phải trả/thu trong quá trình kinh doanh.