Cơ cấu tổ chức nhân sự hiệu quả đối với doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng cơ cấu nhân sự hiệu quả là thách thức đối với các nhà quản lý nào ở nhiều cấp độ khác nhau. Một cơ cấu nhân sự ổn định sẽ thúc đẩy quá trình vận hành diễn ra trôi chảy và thuận lợi. Vậy doanh nghiệp có thể có thể tổ chức những loại cơ cấu nhân sự nào? Xin mời bạn cùng Quang Minh tham khảo các loại cơ cấu tổ chức và các ví dụ kèm theo qua bài viết sau đây. 

Cơ cấu tổ chức (cơ cấu nhân sự) là gì?

Cơ cấu nhân sự hay còn gọi là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được xem là:

• Tổng hợp các bộ phận của doanh nghiệp có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ lẫn nhau.
• Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn hóa, đảm nhận trách nhiệm và quyền hạn nhất định. 
• Trong đó, các bộ phận được bố trí theo cấp bậc, và ở các khâu khác nhau nhằm thực hiện những mục đích chung của doanh nghiệp.

Bản chất của cơ cấu tổ chức thể hiện ở sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của bộ phận, phòng ban, khối, nhân sự,… trong việc quản lý. Do đó, cơ cấu nhân sự vừa phản ánh trách nhiệm của mỗi bộ phận, vừa tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp một cách trực tiếp.

Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thường có các cấp gồm: 

• Cấp công ty, cấp quản lý, cấp đơn vị,… thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. 
• Các phòng ban chức năng của doanh nghiệp như phòng tổ chức, phòng sản xuất, phòng kinh doanh,…phản ánh sự phân chia chức năng theo chiều ngang. Các bộ phận này thể hiện sự chuyên môn hóa trong việc phân công quản lý lao động. 

Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành kinh doanh, sự thay đổi của xu hướng và môi trường kinh doanh khiến các nhà lãnh đạo phải xem xét và điều chỉnh cơ cấu nhân sự sao cho phù hợp. Chúng ta hãy cùng tham khảo 4 cơ cấu nhân sự/ tổ chức phổ biến sau đây.

Cơ cấu tổ chức theo đường thẳng

Mô hình cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân sự theo đường thẳng có thể được gọi với tên gọi khác là tổ chức phân quyền. Đây là một trong những cơ cấu nhân sự đơn giản và lâu đời nhất. Trong đó, ban lãnh đạo sẽ giám sát và đưa ra quyết định cho cấp dưới. 

Các quyết định hay chỉ thị được ban hành từ cấp lãnh đạo cao nhất và truyền xuống bộ phận quản lý cấp trung, rồi đến các bộ phận nhân viên. Ngược lại, đề xuất ý kiến của nhân viên sẽ gửi lên quản lý trực tiếp, nếu được phê duyệt thì mới được đưa lên quản lý cấp cao. 

Ưu điểm của cơ cấu nhân sự theo đường thẳng:

• Quyền hành và trách nhiệm được thể hiện rõ ràng. Mỗi bộ phận nhân sự đều biết được trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.
• Cơ cấu này thể hiện rõ ràng lộ trình thăng tiến.
• Khả năng tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn của các bộ phận cách dễ dàng.

Nhược điểm:

• Cơ cấu tổ chức phân quyền có phần cứng nhắc và kém linh hoạt.
• Quy trình giải quyết công việc phức tạp và mất nhiều thời gian.
• Sự cách biệt trong truyền thông giao tiếp, nhất là giữa bộ phận cấp dưới và cấp trên.
• Sự phối hợp giữa các phòng ban có thể gặp khó khăn.
• Mô hình phức tạp và cồng kềnh thường chậm thích ứng với những áp lực cạnh tranh.

Cơ cấu nhân sự/ tổ chức phân theo chức năng

Cơ cấu nhân sự phân theo chức năng là loại cơ cấu mà mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm những chức năng quản lý riêng lẻ, với cấp trên trực tiếp riêng. 

Đối với cơ cấu này, quản lý của các bộ phận chức năng như tài chính, kinh doanh, marketing,… sẽ có trách nhiệm báo cáo lại tình hình với giám đốc chuyên môn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động tương ứng của công ty. 

Ưu điểm:

• Cơ cấu nhân sự này thể hiện sự chuyên môn hóa sâu sắc. Điều này cho phép các thành viên tập trung phát triển chuyên môn.
• Khả năng thu hút và quy tụ nhiều chuyên gia trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
• Nhiệm vụ được chuyên môn hóa mang đến khả năng sản xuất được tiêu chuẩn hóa và thúc đẩy năng suất cao.

Hạn chế:

• Mô hình cơ cấu nhân sự theo chức năng có thể tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng. Điều này dẫn tới sự phối hợp kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều hạng mục, sản phẩm kinh doanh.
• Việc phân chia trách nhiệm và giám sát riêng rẽ có thể làm nhiệm vụ không thể thực hiện nhanh chóng.
• Doanh nghiệp có nhiều quản lý ngang bằng về mặt cấp bậc nên có khả năng xảy ra xung đột lãnh đạo.

Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Không giống với hai cơ cấu nhân sự ở trên, cơ cấu nhân sự theo ma trận không thể hiện mô hình phân cấp hay chức năng. Ở cơ cấu này, thông tin được luân chuyển cả hai chiều: chiều dọc và chiều ngang, nghĩa là có sự phối hợp của các chức năng và phòng ban.

Đây là mô hình cơ cấu tổ chức khó nhất vì các nguồn lực bị phân thành nhiều hướng. Nhưng nếu áp dụng mô hình này thành công thì chúng linh hoạt và cho phép việc ra quyết định cân bằng hơn.

Ưu điểm:

• Cơ cấu nhân sự theo ma trận cho phép các cá nhân sử dụng kỹ năng chuyên môn và khả năng thích ứng với nhiều bối cảnh khác nhau.
• Thúc đẩy sự phối hợp hài hoà về chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban.
• Khả năng rút ngắn thời gian cho quá trình đưa ra quyết định.
• Cho phép doanh nghiệp tận dụng nguồn lực tối đa giữa các phòng ban.

Hạn chế:

• Nhân viên có thể phải làm việc và chịu trách nhiệm công việc dưới quyền của nhiều quản lý.
• Doanh nghiệp cần nhiều thời gian để làm quen và thích ứng với cơ cấu nhân sự theo ma trận.
• Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên gặp khó khăn.

Mô hình cấu trúc phẳng

Cấu trúc phẳng hay còn được gọi là mô hình tổ chức tự quản lý nghĩa là doanh nghiệp không phân chia chức danh trong công việc. Mọi thành viên trong doanh nghiệp đều bình đẳng với nhau. 

Cấu trúc phẳng thể hiện tính hiệu quả tốt nhất khi nhân sự trong doanh nghiệp có sự kết nối và gắn bó chặt chẽ với nhau. Cơ cấu nhân sự này phù hợp với các công ty nhỏ hoặc các công ty xác định sẽ lựa chọn loại cơ cấu này ngay cả khi tăng trưởng.

Ưu điểm:

• Giúp công ty tiết kiệm chi phí đáng kể về tiền lương, phúc lợi,… để thuê bộ phận quản lý.
• Thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của các thành viên trong công việc.
• Cơ cấu nhân sự gọn nhẹ và linh hoạt.
• Thời gian xử lý, ra quyết định và phê duyệt diễn ra nhanh chóng.

Hạn chế:

• Dễ bị mất kiểm soát khi doanh nghiệp có quy mô phát triển tăng nhanh.
• Mỗi nhân viên có thể phải đảm nhận nhiều trách nhiệm và công việc cùng một lúc.
• Khó khăn đối với việc đưa ra những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
• Giảm động lực cho nhân viên và khó khăn thăng tiến.

Một số mẫu cơ cấu nhân sự theo ngành nghề

Mẫu cơ cấu nhân sự đối với doanh nghiệp xây dựng

Công ty xây dựng là công ty chuyên tư vấn, thiết kế, thi công và thực hiện quản lý giám sát, nghiệm thu những công trình xây dựng. Thật ra, cơ cấu tổ chức hay cơ cấu nhân sự của các công ty xây dựng rất đa dạng tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau như: sản phẩm, dịch vụ và quy mô.

Dưới đây là mô hình cơ cấu tổ chức phân quyền đối với công ty xây dựng:

Nhìn vào cơ cấu trên, chúng ta nhận thấy có sự phân quyền quản lý giữa các bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ chính như sau:

• Bộ phận quản lý kinh tế thị trường. 
• Bộ phận quản lý và phát triển dự án.
• Bộ phận kỹ thuật, tư vấn, thi công công trình và giám sát chặt chẽ thi công xây dựng các công trình.
• Bộ phận tổ chức lao động: Chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy nhân sự của công ty.
• Bộ phận kế toán – tài Chính: Chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính trong công ty.
• Phòng pháp chế: Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến pháp lý của công ty.

Mẫu cơ cấu tổ chức nhân sự công ty sản xuất, thương mại

Đối với các công ty sản xuất, thương mại, sự vận hành hoạt động diễn ra qua các cửa hàng và kênh phân phối khác nhau. Trong đó, các doanh nghiệp này thường tập trung chiến lược Marketing và thị trường. Dưới đây là ví dụ phổ biến cho cơ cấu tổ chức của công ty sản xuất – thương mại:

Theo cơ cấu tổ chức này, các chức năng riêng lẻ do một bộ phận đảm nhiệm và mỗi bộ phận đều có cấp trên quản lý trực tiếp. Chi tiết, chức năng của từng bộ phận như sau:

• Bộ phận tài chính: Phụ trách đối với các vấn đề về tổ chức kế toán và tài chính của công ty.
• Bộ phận Marketing: Phụ trách đối với việc quảng cáo sản phẩm, phát triển hình ảnh và thương hiệu, và xúc tiến bán hàng.
• Bộ phận Sản xuất: Phụ trách đối với sản xuất theo kế hoạch của công ty.
• Bộ phận Kỹ thuật: Phụ trách đối với các vấn đề kỹ thuật và công nghệ của các khâu sản xuất, bán hàng và sau bán hàng.

Mẫu cơ cấu nhân sự theo chuỗi của công ty kinh doanh 

Mô hình cơ cấu nhân sự theo chuỗi được các công ty kinh doanh sử dụng khá phổ biến hiện nay. Trong đó, hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp sẽ gồm hai hay nhiều cửa hàng quản lý tập trung. Việc kết nối và quản lý hệ thống cửa hàng sẽ được thực hiện bởi một trụ sở trung tâm.

Ví dụ về mô hình cơ cấu tổ chức theo chuỗi của công ty kinh doanh:

Trong đó, chức năng chính của từng bộ phận trong công ty kinh doanh thể hiện như sau:

• Bộ phận Kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán, tài chính của doanh nghiệp.
• Bộ phận Hành chính – Nhân sự: Chịu trách nhiệm tuyển dụng, sắp xếp và bố trí nhân sự và thực hiện các chính sách, quy chế lao động.
• Bộ phận Sales: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh và tìm kiếm khách hàng, cùng với các cơ hội kinh doanh,…
• Bộ phận Nghiên cứu và phát triển: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường,và việc lên kế hoạch phát triển dịch vụ, sản phẩm.
• Bộ phận Mua hàng: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý đề xuất mua hàng hóa, nguyên liệu, … sản xuất, kinh doanh.
• Chuỗi cung ứng: Bao gồm việc quản lý hệ thống cửa hàng phân phối trực tiếp sản phẩm, dịch vụ ra thị trường.
• Bộ phận Kiểm soát chất lượng: Chịu trách nhiệm kiểm soát hàng hóa, dịch vụ trước, trong và sau khi cung cấp cho khách hàng.
• Bộ phận Chăm sóc khách hàng: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi từ khách hàng và đề xuất các chính sách phù hợp.
• Bộ phận Phát triển cửa hàng: Chịu trách nhiệm tìm kiếm, nghiên cứu và phát triển hệ thống cửa hàng.

Trên đây là bài viết Tư vấn Quang Minh chia sẻ về các loại cơ cấu nhân sự và một số gợi ý về cơ cấu nhân sự phổ biến. Hy vọng thông tin mang lại kiến thức hữu ích để bạn tham khảo.