Hướng Dẫn Thay Đổi Địa Chỉ Trên Giấy Phép Kinh Doanh Mới Nhất

Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, việc thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh luôn có thể xảy ra. Do đó, nhiều doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu về quy định và thủ tục để tiến hành thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh. Để biết thêm thông tin tham khảo, mời bạn cùng Quang Minh tìm hiểu nội dung sau đây.

Căn cứ pháp lý về thủ tục thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh

Khi tìm hiểu và thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp hãy dựa trên các nền tảng pháp lý sau đây:

• Các quy định liên quan thể hiện ở Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Một số hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp thể hiện tại Nghị định số 102/2010/NĐ-CP.
• Nghị định số 43/2010/NĐ-CP đưa ra những quy định chi tiết về hồ sơ và thủ tục cần thực hiện liên quan.
• Và một số cơ sở pháp lý được ban hành trước đó như Nghị định số 05/2013/NĐ-CP; Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT; và Thông tư số 176/2012/TT-BTC.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển địa điểm trụ sở chính, việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh cần được thực hiện theo đúng quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu sau:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Đây là văn bản theo mẫu quy định, ghi rõ thông tin địa chỉ cũ – địa chỉ mới và các nội dung có liên quan. Thông báo phải được người đại diện theo pháp luật ký xác nhận, chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh.

2. Quyết định/Nghị quyết thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, quyết định thay đổi phải được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền trong nội bộ doanh nghiệp:

• Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: Quyết định của Hội đồng thành viên.
• Công ty cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

3. Biên bản họp (nếu có)

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, cần kèm theo biên bản họp để thể hiện quá trình thảo luận, thống nhất nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở. Biên bản phải ghi rõ nội dung cuộc họp và chữ ký xác nhận của các thành viên tham dự. Tài liệu này giúp làm rõ quá trình đưa ra quyết định trong quá trình thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh.

4. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải đại diện pháp luật)

Trong trường hợp người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lập giấy ủy quyền cho người được cử đi thay mặt nộp hồ sơ. Giấy ủy quyền có thể được lập kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Tư Vấn Quang Minh xin lưu ý rằng, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần tại Phòng Đăng ký kinh doanh, mà còn cần phối hợp đầy đủ với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ sang địa bàn hành chính khác, như sang quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố khác.

Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, quy trình thực hiện gồm các bước như sau:

Trường hợp chuyển địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác:

Doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất các thủ tục với cơ quan thuế nơi đang quản lý, trước khi tiến hành thay đổi địa chỉ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Quy trình cụ thể như sau:

1. Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST (ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC)
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế (nếu có)

2. Nhận thông báo xác nhận từ cơ quan thuế nơi chuyển đi
Sau khi xử lý hồ sơ, cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo về việc chuyển địa điểm – mẫu 09-MST, xác nhận việc doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ kê khai trước khi chuyển địa bàn.

3. Đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Chỉ sau khi nhận được thông báo xác nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp mới đủ điều kiện nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh: Hình thức nộp trực tiếp và online

Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh theo hình thức nộp trực tiếp

Trước khi thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, cụ thể là đổi địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy trình theo quy định pháp luật hiện hành. Đối với hình thức nộp trực tiếp, thủ tục bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở

Doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ đúng mẫu quy định để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, bao gồm:

• 01 bản chính Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
• 01 bản chính Nghị quyết hoặc Quyết định về việc thay đổi địa chỉ, thể hiện sự thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp (căn cứ vào loại hình doanh nghiệp).
• Biên bản họp (áp dụng với công ty cổ phần và công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên).
• Giấy ủy quyền kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền, trong trường hợp người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn thiện, hồ sơ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến. Cơ quan này sẽ tiếp nhận, cấp giấy biên nhận và bắt đầu quy trình xem xét, xác minh thông tin trong hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả xử lý hồ sơ

Doanh nghiệp đến nhận kết quả theo thời hạn đã ghi trên giấy hẹn. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. Trường hợp có sai sót, cơ quan đăng ký sẽ có văn bản thông báo và yêu cầu sửa đổi trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 4: Làm lại và công bố mẫu con dấu mới

Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, cần khắc lại con dấu theo thông tin trụ sở mới. Con dấu này sẽ được sử dụng chính thức trong tất cả các giao dịch. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo việc thay đổi con dấu đến ngân hàng, đối tác, và các đơn vị liên quan.

Bước 5: Thực hiện đăng bố cáo thông tin thay đổi

Doanh nghiệp có trách nhiệm công khai thông tin thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, nên chủ động cập nhật trên website chính thức, các kênh truyền thông nội bộ, thông báo đến khách hàng, nhà cung cấp và đối tác có liên quan. Việc công khai kịp thời sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, đồng thời tránh phát sinh rủi ro pháp lý sau khi thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính.

Cách thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng Tài khoản Đăng ký kinh doanh

Hình thức thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh qua mạng bằng Tài khoản Đăng ký kinh doanh cũng được áp dụng phổ biến bên cạnh phương thức sử dụng chữ ký số. Về cơ bản, quy trình thực hiện tương tự với hình thức ký số, tuy nhiên có một số điểm cần lưu ý riêng.

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng Tài khoản Đăng ký Kinh doanh:

1. Người thực hiện ký hồ sơ phải là người sở hữu tài khoản đăng ký doanh nghiệp hợp lệ. Tài khoản này được cấp thông qua hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Bắt buộc nộp hồ sơ bản giấy tại Phòng Đăng ký kinh doanh sau khi hồ sơ điện tử được chấp thuận, trừ các trường hợp đăng ký mẫu con dấu.
3. Việc xác thực không sử dụng chữ ký số, mà thực hiện qua việc đăng nhập và xác thực trực tiếp trên hệ thống bằng tài khoản ĐKKD.

Hướng dẫn ký xác thực hồ sơ bằng tài khoản ĐKKD:

Tại bước “Ký số/Xác thực” trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, để hoàn tất việc thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh, bạn chỉ cần thực hiện các bước:

• Tích chọn xác nhận nội dung hồ sơ là trung thực, chính xác.
• Nhập mật khẩu tài khoản ĐKKD đã đăng ký từ trước.
• Nhấn nút “Xác nhận” để hoàn tất bước ký xác thực.

Sau khi hoàn tất các bước trên và hồ sơ được xác nhận là hợp lệ trên hệ thống, bạn cần tiếp tục:

Nộp bản giấy tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Do việc xác thực bằng Tài khoản ĐKKD không sử dụng chữ ký số, nên doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ bản giấy đến cơ quan đăng ký kinh doanh để hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh. Hồ sơ bản cứng bao gồm:

• Bản cứng bộ hồ sơ đã nộp qua mạng, in đầy đủ và có chữ ký như bản điện tử.
• Giấy biên nhận điện tử, do hệ thống cấp sau khi hồ sơ online được tiếp nhận.
• Bản in thông báo hồ sơ hợp lệ, được gửi qua email hoặc tài khoản doanh nghiệp sau khi xét duyệt thành công.

Thời hạn xử lý và lệ phí khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh

1. Trường hợp đăng ký trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh bằng hình thức trực tiếp, hồ sơ sẽ được cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí phải nộp bao gồm:

• Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 100.000 đồng/lần

Doanh nghiệp có thể thanh toán các khoản phí, lệ phí này bằng nhiều phương thức: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, chuyển khoản ngân hàng, hoặc qua cổng thanh toán điện tử tích hợp trong hệ thống đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp hồ sơ qua bưu điện, thì thời hạn xử lý và mức phí, lệ phí vẫn áp dụng tương tự như hình thức nộp trực tiếp.

2. Trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ qua mạng (trực tuyến)

Với hình thức đăng ký trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể dễ dàng khai thông tin, đính kèm tài liệu, theo dõi trạng thái xử lý mà không cần đến nộp hồ sơ trực tiếp.

• Thời gian xử lý hồ sơ: tương tự như hình thức trực tiếp – 03 ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
• Lệ phí đăng ký thay đổi: Miễn phí (0 đồng)
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: vẫn giữ nguyên 100.000 đồng

Lưu ý: Mặc dù không thu lệ phí thay đổi, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin thay đổi địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh. Do đó, phí công bố 100.000 đồng vẫn được giữ nguyên theo quy định pháp luật hiện hành.

Trên đây là thông tin tư vấn của Quang Minh về hồ sơ, thủ tục và những trường hợp thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh. Nếu bạn có những băn khoăn chưa được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ kinh doanh, hãy liên hệ cho chúng tôi qua Hotline 0932.068.886.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau đây để nhận được tư vấn thay đổi giấy phép kinh doanh và các ưu đãi tốt nhất và nhanh chóng nhất:

Luật sư Ngô Đình Vũ, Hiện tại là CEO & Founder tại Tư Vấn Quang Minh, là một chuyên gia nổi bật trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, tài chính kế toán, kiểm toán và quản lý doanh nghiệp với hơn 15 năm kinh nghiệm. Đình Vũ đã xây dựng được uy tín và danh tiếng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành.

Luật Sư Ngô Đình Vũ