Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không chỉ giúp mở rộng phạm vi hoạt động của công ty sang các thị trường mới mà còn tăng cường uy tín thương hiệu và khả năng tiếp cận khách hàng quốc tế.
Trong bài viết này, Tư Vấn Quang Minh sẽ đưa ra những thông tin chi tiết về quy trình, điều kiện, và chi phí cần thiết để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách mở rộng doanh nghiệp của ra thị trường quốc tế một cách hiệu quả và hợp pháp.
Cơ sở pháp lý
- Luật Thương mại năm 2005;
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện và Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT ban hành biểu mẫu sử dụng trong quá trình thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau khi thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài:
- Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế mà Việt Nam cũng tham gia, hoặc được pháp luật của quốc gia đó công nhận hợp pháp.
- Thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động liên tục tối thiểu là 01 năm tại quốc gia nơi đăng ký thành lập hoặc nơi có trụ sở chính, tính từ ngày được cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
- Nếu giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động, thì thời hạn còn lại tính đến ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam phải tối thiểu là 01 năm.
- Hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam chỉ được giới hạn trong phạm vi: nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp tạo ra lợi nhuận tại Việt Nam.
- Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không nằm trong các cam kết quốc tế của Việt Nam, hoặc thương nhân nước ngoài không đến từ quốc gia, vùng lãnh thổ đã ký kết điều ước quốc tế với Việt Nam, thì việc thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải có văn bản chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành liên quan.
Hồ sơ mở Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm các tài liệu sau đây:
1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:
Sử dụng mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2016/TT-BCT.
2. Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài:
Tài liệu này cần được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật Việt Nam.
3. Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện:
Bản dịch tiếng Việt của văn bản bổ nhiệm phải được chứng thực theo đúng quy định hiện hành.
4. Một trong các tài liệu chứng minh thương nhân nước ngoài đang hoạt động hợp pháp trong năm tài chính gần nhất:
- Báo cáo tài chính năm gần nhất đã được kiểm toán
- Văn bản xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc thuế;
- Trường hợp không có báo cáo kiểm toán, có thể thay thế bằng chứng từ tài chính hợp lệ tương tự.
5. Bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người được bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện.:
- Trường hợp là công dân Việt Nam: bản sao công chứng Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
- Trường hợp là người nước ngoài: bản sao Hộ chiếu kèm bản dịch tiếng Việt được chứng thực hợp lệ.
6. Hồ sơ cần kèm theo tài liệu chứng minh địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:
- Bản sao hợp đồng thuê địa điểm, Biên bản ghi nhớ (MOU), hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền sử dụng địa điểm đó;
- Tài liệu xác nhận địa điểm cụ thể sẽ đặt trụ sở hoạt động của Văn phòng đại diện.
7. Văn bản ủy quyền hợp pháp cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thay mặt doanh nghiệp:
Kèm theo bản sao hợp lệ một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền theo quy định pháp luật.
Trình tự thực hiện thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, trình tự thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ:
- Trường hợp địa điểm đặt Văn phòng đại diện nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao: hồ sơ nộp tại Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao nơi đặt trụ sở dự kiến của Văn phòng đại diện.
- Trường hợp địa điểm đặt Văn phòng đại diện không thuộc các khu nêu trên: hồ sơ nộp tại Sở Công Thương cấp tỉnh hoặc thành phố nơi đặt trụ sở dự kiến của Văn phòng đại diện.
Hình thức nộp hồ sơ:
- Việc nộp hồ sơ xin thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thể được thực hiện trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép.
- Nộp qua đường bưu điện;
- Nộp trực tuyến theo hệ thống tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Thẩm định và trả kết quả hồ sơ theo quy định hiện hành
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận, cơ quan chức năng thông báo nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ. Việc bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần duy nhất trong suốt quá trình giải quyết thủ tục.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, thời gian xem xét và ra quyết định là trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ, cơ quan có thẩm quyền cấp phép sẽ ra thông báo chấp thuận hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp đặc biệt
Theo Khoản 5 Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, nếu thuộc các trường hợp sau, cơ quan có thẩm quyền phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành:
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam, hồ sơ có thể bị xem xét đặc biệt.
- Thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và chưa có quy định pháp luật chuyên ngành.
Trong trường hợp này, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép phải gửi công văn xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành. Bộ quản lý chuyên ngành có trách nhiệm phản hồi bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn. Sau khi có ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài và phải nêu rõ lý do trong trường hợp từ chối.
Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam về việc thành lập Văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc Danh mục cấm kinh doanh tại Việt Nam theo quy định pháp luật.
- Thương nhân nước ngoài có đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trước đó.
- Có căn cứ xác đáng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, đạo đức xã hội, truyền thống văn hóa, thuần phong mỹ tục hoặc ảnh hưởng xấu đến sức khỏe cộng đồng, tài nguyên, môi trường.
- Hồ sơ đề nghị cấp phép không hợp lệ và thương nhân không bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn quy định.
Chế độ báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo hoạt động như sau:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về tình hình hoạt động trong năm trước đó theo mẫu quy định của Bộ Công Thương. Báo cáo được gửi qua đường bưu điện đến Sở Công Thương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Văn phòng đại diện có trách nhiệm cung cấp tài liệu, giải trình và báo cáo đột xuất về hoạt động theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Câu hỏi thường gặp khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
1. Công ty nước ngoài cần đáp ứng điều kiện gì để được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Công ty nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia nơi doanh nghiệp đó được thành lập; đã hoạt động ít nhất 01 năm tính đến ngày nộp hồ sơ. Ngoài ra, hoạt động của công ty không thuộc ngành nghề bị cấm kinh doanh tại Việt Nam.
2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm những gì?
Hồ sơ gồm các tài liệu chính như: Đơn đề nghị cấp phép theo mẫu quy định; Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (đã hợp pháp hóa lãnh sự); Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện; Giấy tờ chứng minh hoạt động của công ty mẹ trong năm tài chính gần nhất; Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu Văn phòng đại diện; Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở; và Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
3. Những trường hợp nào sẽ bị từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?
Cơ quan có thẩm quyền sẽ không cấp Giấy phép nếu thương nhân nước ngoài không đáp ứng điều kiện pháp lý, hoạt động trong lĩnh vực bị cấm, từng bị thu hồi giấy phép trong vòng 2 năm, hoặc hồ sơ không hợp lệ và không được bổ sung đúng thời hạn. Ngoài ra, việc thành lập Văn phòng đại diện có thể bị từ chối nếu có nguy cơ ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, môi trường hoặc thuần phong mỹ tục.
4. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?
Thời hạn của Giấy phép là 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài nếu có quy định về thời hạn.
5. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo hoạt động không?
Có. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động năm trước theo mẫu của Bộ Công Thương đến Sở Công Thương nơi đặt trụ sở. Ngoài ra, Văn phòng đại diện cũng phải cung cấp thông tin và giải trình theo yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Có được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện không?
Có thể. Công ty nước ngoài được phép nộp hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép trước khi hết hạn, với điều kiện tiếp tục đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định hiện hành.
Lời kết
Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình và điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Cũng như các chi phí và lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ trong quá trình này.
Nếu bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài và cần hỗ trợ chi tiết, Quang Minh chính là đối tác tin cậy của bạn. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn về thành lập công ty vượt qua mọi thủ tục pháp lý cũng như các yêu cầu kinh doanh tại nước ngoài.
Hãy liên hệ với Quang Minh ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp nhất!
Nếu bạn có nhu cầu Thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau đây để nhận được các ưu đãi tốt nhất và nhanh chóng nhất : Dịch vụ thành lập công ty
Công ty TNHH DV tư vấn Quang Minh
Địa chỉ: 19/2B Thạnh Lộc 08, Kp 03, Phường Thạnh Lộc, Quận 12,TP HCM
Hotline: 0932.068.886
Email: [email protected]
Website: https://tuvanquangminh.com/
