Cách hạch toán hàng tồn kho

Kế toán hàng tồn kho là một trong những công tác đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc hạch toán hàng tồn kho chính xác, kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sản xuất, kinh doanh hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận. 

Trong bài viết này, Kế toán Quang Minh sẽ chia sẻ những cách thức hạch toán hàng tồn kho hiệu quả. Nhờ đó, kế toán thực hiện giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.

Căn cứ pháp lý hạch toán hàng tồn kho

Để thực hiện việc hạch toán hàng tồn kho chính xác và hiệu quả, chúng ta cần căn cứ chuẩn mực kế toán số 02 được Bộ Tài chính ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001. 

Hàng tồn kho là gì và phân loại hàng tồn kho

Khái niệm hàng tồn kho theo quy định 

Hàng tồn kho là khái niệm được dùng để chỉ những tài sản được doanh nghiệp mua vào để bán ra hoặc được sử dụng để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ, đang trong quá trình thực hiện sản xuất, kinh doanh dở dang.

Một cách đơn giản thì hàng tồn kho được hiểu là những nguyên, vật liệu, công cụ hay sản phẩm được doanh nghiệp lưu trữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc đang chờ bán ra, cần được thực hiện hạch toán hàng tồn kho.

Cụ thể, theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 được Bộ Tài chính ban hành và công bố kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, hàng tồn kho là những tài sản được doanh nghiệp lưu trữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; hoặc đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; hoặc là những công cụ, dụng cụ, nguyên liệu, vật liệu được dùng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hay cung cấp dịch vụ.

Phân loại hàng tồn kho

Căn cứ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC tại Khoản 2 Điều 22, hàng tồn kho của doanh nghiệp cần được hạch toán hàng tồn kho bao gồm:

• Hàng hóa được doanh nghiệp mua về để bán, trong đó có hàng hóa tồn kho, hàng gửi đi bán, hàng mua đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
• Những thành phẩm đã được sản xuất còn tồn kho và thành phẩm đang gửi đi bán.
• Sản phẩm dở dang, trong đó có sản phẩm chưa được hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa thực hiện thủ tục nhập kho thành phẩm.
• Nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, công cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường và gửi đi gia công chế biến.
• Những chi phí dịch vụ đang thực hiện dở dang.

Những phương pháp kế toán hàng tồn kho

Căn cứ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC tại Khoản 1 Điều 22, thì dựa vào nhóm tài khoản hạch toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh giá trị hiện có và cập nhật tình hình biến động của hàng tồn kho một cách kịp thời hoặc được sử dụng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của một doanh nghiệp. Vì thế, hiện nay có 2 phương pháp kê khai hạch toán hàng tồn kho:

Phương pháp kê khai hàng tồn kho thường xuyên

Đây là phương pháp kê khai theo dõi một cách thường xuyên và liên tục, nhằm phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn đối với hàng tồn kho, từ đó, doanh nghiệp có thể tính giá trị xuất bất kỳ lúc nào. 

Công thức thực hiện tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được thể hiện qua:

Giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp cuối kỳ

=

Giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ

+

Giá trị hàng nhập kho của doanh nghiệp trong kỳ

–

Giá trị hàng xuất kho của doanh nghiệp trong kỳ

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là phương pháp phản ánh hàng tồn kho được thực hiện vào đầu kỳ và cuối kỳ, không có tính chất liên tục và thường xuyên, vì thế chỉ tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ.

Công thức thực hiện tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ thể hiện:

Giá trị tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ

+

Giá trị hàng nhập trong kỳ

–

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

=

Giá trị hàng xuất kho cuối kỳ

Những cách hạch toán hàng tồn kho hiện nay

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Nhập kho mua đối với hàng hóa, dụng cụ, công cụ và nguyên vật liệu

• Nợ TK 152: Giá trị đối với nguyên vật liệu;
• Nợ TK 153: Giá trị đối với công cụ dụng cụ;
• Nợ TK 156: Giá trị đối với hàng hóa;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa;
• Có TK 111/112/331…: Được xem là tổng giá thanh toán.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn nhưng hàng hóa, dụng cụ, công cụ và nguyên vật liệu đến cuối kì vẫn chưa về kho

Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn nhưng hàng hóa, dụng cụ, công cụ và nguyên vật liệu đến cuối kì vẫn chưa về kho, thì sẽ thực hiện hạch toán căn cứ vào hoá đơn:

• Nợ TK 151: Giá trị đối với hàng mua đang đi đường;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa;
• Có TK 111/112/331,…: Được xem là tổng giá thanh toán. 

Sau khi hàng hóa, dụng cụ, công cụ và nguyên vật liệu đang đi đường đã về nhập kho:

• Nợ TK 152: Giá trị đối với nguyên vật liệu;
• Nợ TK 153: Giá trị đối với công cụ dụng cụ;
• Nợ TK 156: Giá trị đối với hàng hóa;
• Có TK 151: Giá trị đối với hàng mua đang đi đường.

Đối với trường hợp chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán

• Nợ TK 111/112/331…: Giá trị đối với hàng được chiết khấu, giảm giá;
• Có TK 156: Giá trị đối với hàng hóa (nếu tồn kho);
• Có TK 632: Giá vốn đối với hàng bán(nếu hàng đã bán);
• Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá.

Đối với trường hợp mua hàng theo phương thức trả góp, trả chậm

• Nợ TK 156: Giá trị đối với hàng theo giá mua trả tiền ngay;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá;
• Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm = Số tiền doanh nghiệp phải thanh toán – giá mua trong trường hợp trả tiền ngay;
• Có TK 331: Tổng giá cần tiến hành thanh toán.

Hàng kỳ khi thực hiện tính toán số lãi đối với việc mua hàng trả chậm, trả góp:

• Nợ TK 635: Phần lãi trả chậm trong kì đó;
• Có TK 242: Phần lãi trả chậm trong kì đó.

Đối với trường hợp hạch toán chi phí khi thực hiện mua hàng hoá

• Nợ TK 156: Chi phí khi tiến hành mua hàng hoá;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với chi phí khi mua hàng hoá;
• Có TK 111/112/331…: Được xem là tổng giá thanh toán.

Hạch toán hàng tồn kho hàng hoá được kết chuyển hoặc xuất bán chi phí dở dang đối với phần cung cấp dịch vụ

• Nợ TK 632: Giá vốn đối với hàng bán;
• Có TK 156: Giá trị hàng đối với hàng đã xuất bán.

Hạch toán hàng tồn kho hàng hoá gia công hoặc chế biến

Đối với trường hợp hàng hoá được đưa đi gia công hoặc chế biến

• Nợ TK 154: Giá trị đối với hàng hóa được đưa đi gia công chế biến;
• Có TK 156: Giá trị đối với hàng hóa được đưa đi gia công chế biến.

Thì chi phí đối với gia công, chế biến hàng hoá

• Nợ TK 154: Chi phí đối với gia công hoặc chế biến hàng hoá;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
• Có TK 111/112/331,…: Được xem là tổng giá thanh toán.

Đối với trường hợp nhập kho đối với hàng hoá đã gia công hoặc chế biến:

• Nợ TK 156: Giá trị đối với hàng hoá sau khi được gia công hoặc chế biến;
• Có TK 154: Giá trị đối với hàng hoá sau khi được gia công hoặc chế biến.

Hạch toán hàng tồn kho xuất kho đối với hàng gửi đi bán

• Nợ TK 157: Hàng được doanh nghiệp gửi đi bán;
• Có TK 156: Hàng được doanh nghiệp gửi đi bán.

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đầu kỳ kế toán kết chuyển giá trị hàng hoá cuối kỳ trước sang trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ

• Nợ TK 611: thể hiện Mua hàng;          
• Có TK 156: thể hiện Hàng hoá.

Sau khi thực hiện việc kiểm kê số lượng và giá trị đối với hàng tồn kho cuối kỳ

• Nợ TK 156: thể hiện Hàng hoá;           
• Có TK 611: thể hiện Mua hàng.

Sau khi thực hiện việc kiểm kê số lượng và giá trị đối với hàng tồn kho cuối kỳ

• Nợ TK 632: Giá vốn đối với hàng bán;           
• Có TK 611: thể hiện Mua hàng.

Những câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng tồn kho

Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng với đối tượng nào?

Phương pháp kê khai thường xuyên được sử dụng để theo dõi một cách thường xuyên và liên tục, nhằm phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn đối với hàng tồn kho, từ đó, doanh nghiệp có thể tính giá trị xuất bất kỳ lúc nào. Vì thế, phương pháp này nên được áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, lắp đặt, xây dựng, kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị…

Phương pháp kê khai định kỳ thường được áp dụng với đối tượng nào?

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là phương pháp phản ánh hàng tồn kho được thực hiện vào đầu kỳ và cuối kỳ, không có tính chất liên tục và thường xuyên, vì thế chỉ tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ. Đây là phương pháp thường được áp dụng đối với các đơn vị kinh doanh có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều quy cách, mẫu mã, chủng loại. Nó cũng thường được sử dụng tại các doanh nghiệp chỉ sản xuất 1 loại sản phẩm, cung cấp 1 loại hàng hóa, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thời trang, hàng may mặc hoặc sản xuất kinh doanh ngành dược phẩm,…

Ưu và nhược điểm của hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là gì? 

• Ưu điểm của hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là có thể xác định, kiểm soát được số lượng, trị giá hàng tồn kho tại thời điểm diễn ra nghiệp vụ. Nhờ đó, có thể nắm bắt kịp thời, chính xác số lượng hàng tồn kho và khả năng phát hiện nhanh chóng sai sót của thủ kho, kế toán kho trong việc ghi chép để sửa chữa.
• Trong khi đó, nhược điểm của phương pháp này là lượng công việc nhiều, tốn kém thời gian lao động nhiều vì phải phản ánh ngay từ thời điểm xảy ra nghiệp vụ.

Ưu và nhược điểm của hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ là gì?

• Ưu điểm của hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ là lượng công việc nhẹ nhàng, đơn giản hơn vì chỉ cần phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không cần phải liên tục.
• Nhược điểm là không phản ánh được từng đợt xuất, nhập kho trong kỳ nên không kịp thời phát hiện được sai sót. Đồng thời, lượng công việc sẽ nặng vào cuối kỳ.