Việc xác định hệ thống chi phí vận hành doanh nghiệp là công tác vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị hiện nay. Kiểm soát nguồn chi phí được quản lý và sử dụng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ổn định, tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận kinh doanh. Quang Minh sẽ cùng bạn tìm hiểu những nội dung liên quan đến chi phí vận hành doanh nghiệp.
Khái niệm chi phí vận hành là gì?
Chi phí là gì?
Chi phí là khái niệm dùng để chỉ những hao phí về nguồn lực hay số tiền cần phải trả để thực hiện hoạt động kinh tế hay để đạt được một mục đích nào đó. Thông qua việc tính toán chi phí, doanh nghiệp sẽ xác định và thực hiện những phương án tối ưu nhất về tổ chức, nhân sự,… đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Chi phí vận hành doanh nghiệp là gì?
Chi phí vận hành có tên tiếng Anh là overhead cost, có thể còn gọi là chi phí ẩn, chi phí chung, hay chi phí gián tiếp. Đây là khái niệm đề cập đến những chi phí của doanh nghiệp liên quan đến việc vận hành thường ngày. Chi phí này sẽ không được bao gồm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công.
Các loại chi phí vận hành doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần một số loại chi phí khác nhau để có vận hành trơn tru. Bao gồm những khoản như chi phí thuê nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, cũng như các chi phí ngoài sản xuất.
Chi phí về nguyên vật liệu
Một trong những khoản chi phí vận hành doanh nghiệp quan trọng đầu tiên là chi phí liên quan đến nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu, nguyên liệu, phụ tùng thay đổi, công cụ dùng cho sản xuất. Chi phí về nguyên vật liệu gồm có nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ được sử dụng để sản xuất hàng hoá, sản phẩm.
- Nguyên vật liệu chính được xem là các nguyên vật liệu chủ chốt tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, hàng hoá. Chi phí nguyên vật liệu chính thường được tính toán dựa theo định mức chi phí nhất định.
- Nguyên vật liệu phụ là các nguyên vật liệu được dùng để kết hợp với các vật liệu khác vào quá trình sản xuất. Nhằm gia tăng chất lượng và thẩm mỹ của sản phẩm hoặc hỗ trợ hoạt động sản xuất được diễn ra trôi chảy.
Chi phí liên quan đến nhân công
Chi phí nhân công bao gồm các khoản doanh nghiệp cần phải chi trả cho việc thuê nhân viên. Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp như tiền thưởng, trợ cấp ăn uống, trợ cấp xăng xe, trợ cấp gửi xe,… trước khi trừ các khoản giảm trừ. Đây là khoản chi phí chiếm tỷ lệ khá cao trong số các chi phí khác của doanh nghiệp.
Chi phí liên quan đến khấu hao tài sản cố định
Đây là khoản chi phí khác mà doanh nghiệp cần cân nhắc về việc chi trả cho các tài sản cố định trong quá trình hoạt động kinh doanh. Chi phí khấu hao tài sản cố định bao gồm chi phí khấu hao hữu hình và khấu hao vô hình. Trong đó:
- Chi phí khấu hao hữu hình được coi là giá trị khấu hao tương ứng với tài sản cố định mà doanh nghiệp cần chi ra để trích khấu hao tùy vào thời gian sử dụng của nó.
- Chi phí khấu hao vô hình được xác định là tài sản mang giá trị chung của doanh nghiệp và được sử dụng trong kinh doanh, sản xuất nhưng không thể hiện dưới dạng vật chất.
Chi phí ngoài sản xuất
Chi phí ngoài sản xuất là chi phí vận hành doanh nghiệp phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng, cũng như quản lý doanh nghiệp. Đây có thể là chi phí tiếp thị, chi phí quản lý khách hàng, chi phí chăm sóc khách hàng… Doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp quản lý và vận hành doanh nghiệp tối ưu và hiệu quả để giảm thiểu chi phí ngoài sản xuất.
Trên đây là các loại chi phí vận hành doanh nghiệp thường gặp. Hiểu rõ các loại chi phí này giúp tối ưu chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lường trước các rủi ro về chi phí có thể xảy ra.
Những phương pháp tối ưu hoá chi phí vận hành
Ứng dụng công nghệ quản lý doanh nghiệp
Việc áp dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Trong đó, có thể kể đến các dịch vụ điện thoại, phần mềm quản lý bán hàng, thanh toán trực tuyến hay các ứng dụng quản lý từ xa. Với sự phát triển của công nghệ, chi phí vận hành doanh nghiệp được giảm thiểu nhờ việc giảm thời gian và nhân lực vận hành. Đây cũng là cách giúp việc điều hành doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn so với phương pháp truyền thống.
Sử dụng nguyên lý Pareto khi lập chiến lược phát triển hệ thống khách hàng mới
Nguyên lý Pareto hay còn gọi là Quy luật 80/20, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, hoạt động khác nhau của cuộc sống. Đặc biệt là trong việc quản lý chi phí vận hành doanh nghiệp.
Các nghiên cứu cho thấy 80% lợi nhuận của doanh nghiệp có được từ 20% khách hàng. Trong khi đó, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng nguồn chi phí khá lớn cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới chỉ đem lại 20% lợi nhuận.
Doanh nghiệp có thể quên rằng khách hàng cũ vẫn có thể kinh doanh hiệu quả mà không cần tốn tiền PR hay quảng cáo. Do đó, việc dành chi phí để phát triển hệ thống khách hàng mới thông qua những mối quan hệ với khách hàng cũ lại mang đến hiệu quả.
Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp nhờ đảm bảo an toàn lao động
Việc thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận hành doanh nghiệp đáng kể. Chúng ta hãy xem xét các các tổn thất trực tiếp và gián tiếp của doanh nghiệp khi xảy ra tai nạn ở nơi làm việc nhé!
- Chi phí 1 phần bảo hiểm doanh nghiệp cần trả.
- Năng suất lao động giảm trong thời gian nhân viên nghỉ.
- Chi phí trả cho công việc thay ca trong thời gian nhân viên đó nghỉ.
- Chi phí hỗ trợ thuốc thang.
- Ảnh hưởng về tiền bạc và thời gian để truy cứu nguyên nhân xảy ra tai nạn.
- Tinh thần lao động của doanh nghiệp bị giảm sút.
- Mất uy tín doanh nghiệp và chi phí liên quan đến quan hệ công chúng.
- Một số trường hợp chi trả tiền phạt và án phí từ cơ quan nhà nước.
Thực hiện các thủ tục đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả
Doanh nghiệp có thể xem xét lại quy trình làm việc để có thể cắt giảm những công việc thừa thãi hay thay đổi phương pháp hiệu quả hơn. Liệu có thể cắt giảm những công việc chồng chéo cần gấp đôi công sức để giải quyết bằng một công việc nhất định? Liệu có thể giảm số lượng văn phòng phẩm, tài liệu cần được photocopy, chi phí giấy mực,… không? Có thể áp dụng phương pháp khác giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn không? Xem xét việc tiết kiệm chi phí sử dụng năng lượng như tắt đèn vào ban đêm. Trong đó, cách thức làm việc hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực một cách tốt hơn.
Giảm chi phí văn phòng
Các chi phí văn phòng có thể được xem là những chi phí vụn vặt, không tốn kém quá nhiều nhưng thật ra lại cần số tiền lớn. Do đó, tìm cách cắt giảm chi phí văn phòng là một trong những việc cần thiết để giảm chi phí vận hành doanh nghiệp.
Các câu hỏi thường gặp về chi phí vận hành doanh nghiệp
Chi phí vận hành tiếng Anh là gì?
Chi phí vận hành có tên tiếng Anh là overhead cost, có thể còn gọi là chi phí ẩn, chi phí chung, hay chi phí gián tiếp.
Chi phí vận hành doanh nghiệp là gì?
Đây là khái niệm đề cập đến những chi phí của doanh nghiệp liên quan đến việc vận hành thường ngày. Chi phí này sẽ không được bao gồm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công.
Những cách cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp?
Mỗi doanh nghiệp khác nhau về tính chất và hoạt động sẽ có những chi phí vận hành khác nhau. Khi có nhu cầu cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần xem xét từng hạng mục chi phí để đưa ra phương án cắt giảm phù hợp. Trong đó có các chi phí như ứng dụng công nghệ trong quản lý, sử dụng nguyên lý Pareto về việc sử dụng chi phí của doanh nghiệp, giảm chi phí mặt bằng, tối ưu hóa không gian lưu trữ,…
Trên đây là bài viết của Quang Minh về chi phí vận hành doanh nghiệp. Hy vọng bài viết mang đến những thông tin tham khảo hiệu quả cho bạn đọc.
Đánh giá:
