Việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam không chỉ đánh dấu sự chấm dứt hoạt động của một đơn vị đại diện mà còn phản ánh sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh của các thương nhân quốc tế. Bài viết này sẽ phân tích các trường hợp thực hiện giải thể, hồ sơ và thủ tục cần thực hiện để giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Xin mời bạn đọc cùng Quang Minh theo dõi nội dung này ngay sau đây.
Căn cứ pháp lý giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Để thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, chúng ta cần căn cứ vào các quy định pháp luật liên quan sau đây:
- Luật Doanh Nghiệp 2020 trong đó có quy định về việc thành lập và giải thể văn phòng đại diện nước ngoài.
- Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP ban hành hướng dẫn chi tiết Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động và giải thể của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Thông tư 263/2016/TT-BTC hướng dẫn về thuế và nghĩa vụ tài chính khi giải thể văn phòng đại diện.
Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Căn cứ theo quy định tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam có thể chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Quyết định của thương nhân nước ngoài: Thương nhân nước ngoài quyết định giải thể văn phòng đại diện vì lý do nội bộ hoặc chiến lược kinh doanh.
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh, thì chi nhánh hay văn phòng đại diện cũng sẽ chấm dứt hoạt động.
- Văn phòng đại diện hoạt động theo thời hạn nhất định theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và khi hết thời gian đó mà không được gia hạn.
- Văn phòng đại diện vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam, dẫn đến việc cơ quan chức năng ra quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài, chi nhánh, văn phòng đại diện không còn đáp ứng những điều kiện liên quan đến việc cấp phép thành lập tại Việt Nam theo điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Căn cứ Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thường bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, nêu rõ lý do và thời gian dự kiến giải thể, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký. Văn thông báo trình bày theo mẫu của Bộ Công Thương
- Bản sao văn bản không gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Hoặc bản sao đối với Quyết định thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép theo trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Văn bản liệt kê danh sách chủ nợ và số nợ mà văn phòng đại diện nước ngoài chưa thanh toán, bao gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
- Văn bản liệt kê danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
- Bản chính hợp lệ Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp.
Thương nhân nước ngoài, cùng với người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện giải thể liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của hồ sơ giải thể chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
Trường hợp văn phòng đại diện thực hiện giải thể chấm dứt hoạt động tại khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý hoặc tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để chuyển địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện đến một khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý hoặc tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, thì hồ sơ thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài chỉ bao gồm văn bản thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài và bản chính hợp lệ Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Bước 1: Ra quyết định giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Thương nhân nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Đưa ra thông báo với người lao động, thanh toán nghĩa vụ và giải quyết chế độ lao động với nhân viên.
Bước 2: Tiến hành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với văn phòng đại diện
Trước khi nộp hồ sơ thực hiện thủ tục xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế, văn phòng đại diện cần phải hoàn thành các thủ tục về thuế. Cụ thể là thủ tục thực hiện quyết toán thuế đối với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thủ tục quyết toán thuế TNCN đối với lãnh đạo văn phòng đại diện và nhân viên tại văn phòng.
Sau đó, văn phòng đại diện tiến hành nộp hồ sơ thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế lên cơ quan thuế quản lý bao gồm:
- Văn bản đề nghị về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện nêu rõ lý do chấm dứt và thời gian chấm dứt.
- Văn bản quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nêu rõ lý do chấm dứt và thời gian chấm dứt.
- Bản sao đối với Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, cùng với bản sao hợp lệ Thông báo đăng ký mã số thuế của văn phòng đại diện.
Hồ sơ được nộp đến Cục Thuế quản lý, nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trong 2 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ nêu trên của văn phòng đại diện, cơ quan thuế thông báo người nộp thuế ngừng hoạt động và đang tiến hành thủ tục chấm dứt hiệu lực của mã số thuế văn phòng đại diện.
Trong vòng 3 ngày làm việc tính từ ngày văn phòng đại diện đã hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan thuế, cơ quan thuế ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho người nộp thuế.
Bước 3: Thực hiện thủ tục đóng tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện
Sau khi Cơ quan thuế ra văn bản thông báo về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện thực hiện thủ tục đóng tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện đã mở.
Bước 4: Thực hiện thủ tục trả con dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố
Đối với con dấu của văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp, thì khi giải thể hoạt động, văn phòng đại diện phải tiến hành thủ tục trả lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và con dấu cho cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố tại nơi đặt văn phòng đại diện. Nếu con dấu do văn phòng đại diện tự khắc thì văn phòng đại diện giải thể không cần phải làm thủ tục trả con dấu.
Hồ sơ thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện bao gồm các thành phần sau:
- Công văn thông báo về việc trả con dấu của Văn phòng đại diện, nêu rõ lý do.
- Con dấu của văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp.
- Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của văn phòng đại diện.
- Bản sao đối với Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.
- Văn bản trình bày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Bản sao văn bản thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế.
Hồ sơ trả con dấu của văn phòng đại diện được nộp cho Cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố tại nơi đặt văn phòng đại diện. Cơ quan công an tiếp nhận sẽ ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong 3 đến 5 ngày làm việc.
Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Cuối cùng, văn phòng đại diện tiến hành nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Thời gian giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, Cơ quan cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện công bố về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trên trang thông tin điện tử.
Lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
- Cơ quan nhà nước cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện không cấp văn bản xác nhận đối với việc chấm dứt hoạt động, giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Cơ quan chức năng có trách nhiệm công bố về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trên trang thông tin điện tử.
- Văn phòng đại diện phải thực hiện việc niêm yết công khai thông báo chấm dứt hoạt động tại trụ sở chính của văn phòng đại diện. Đồng thời, tiến hành các nghĩa vụ khác khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quy định pháp luật.
- Trong quá trình chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, cơ quan thuế thực hiện việc kiểm tra, quyết toán thuế. Nếu văn phòng đại diện phát sinh vi phạm, thì cần phải nộp đầy đủ số tiền thuế và tiền phạt kèm theo trước khi ra quyết định thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Những nghĩa vụ văn phòng đại diện cần phải thực hiện khi chấm dứt hoạt động
Căn cứ quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP tại Điều 38, văn phòng đại diện cần phải thực hiện các nghĩa vụ có liên quan đến việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài như sau:
- Văn phòng đại diện phải thực hiện việc niêm yết công khai thông báo chấm dứt hoạt động tại trụ sở chính của văn phòng đại diện. Đồng thời, tiến hành các nghĩa vụ khác khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quy định pháp luật.
- Thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động có nghĩa vụ chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng, tiến hành thanh toán các khoản nợ, bao gồm cả nợ thuế và các quyền lợi hợp pháp đối với người lao động đã làm việc tại văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Trong bối cảnh thay đổi không ngừng của thị trường, việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là một quyết định quan trọng, phản ánh sự chuyển mình trong chiến lược kinh doanh. Quy trình này yêu cầu sự tuân thủ nhiều quy định pháp lý, nhưng nếu được thực hiện đầy đủ và chính xác, sẽ giúp nhà đầu tư hoàn tất mọi nghĩa vụ và tránh được những rắc rối sau này.
Hy vọng rằng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ hơn về các quy định về giải thể văn phòng đại diện, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu kinh doanh của mình. Doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn và cung cấp dịch vụ, hãy liên hệ ngay với hotline của Tư vấn Quang Minh để được hỗ trợ ngay.
Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Những trường hợp nào giải thể văn phòng đại diện nước ngoài?
- Thương nhân nước ngoài ra quyết định giải thể văn phòng đại diện vì lý do nội bộ hoặc chiến lược kinh doanh.
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh, thì chi nhánh hay văn phòng đại diện cũng sẽ chấm dứt hoạt động.
- Văn phòng đại diện hoạt động theo thời hạn nhất định theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và khi hết thời gian đó mà không được gia hạn.
- Văn phòng đại diện vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam, dẫn đến việc cơ quan chức năng ra quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài, chi nhánh, văn phòng đại diện không còn đáp ứng những điều kiện liên quan đến việc cấp phép thành lập tại Việt Nam theo điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài gồm những gì?
Căn cứ Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thường bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, nêu rõ lý do và thời gian dự kiến giải thể, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký. Văn thông báo trình bày theo mẫu của Bộ Công Thương
- Bản sao văn bản không gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Hoặc bản sao đối với Quyết định thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép theo trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Văn bản liệt kê danh sách chủ nợ và số nợ mà văn phòng đại diện nước ngoài chưa thanh toán, bao gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
- Văn bản liệt kê danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
- Bản chính hợp lệ Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp.
Trường hợp văn phòng đại diện thực hiện giải thể để chuyển địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện thì hồ sơ thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài chỉ bao gồm văn bản thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài và bản chính hợp lệ Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài thực hiện như thế nào?
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài gồm 5 bước sau đây:
- Bước 1: Ra quyết định giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
- Bước 2: Tiến hành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với văn phòng đại diện
- Bước 3: Thực hiện thủ tục đóng tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện
- Bước 4: Thực hiện thủ tục trả con dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố
- Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Khi thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài có phải làm thủ tục quyết toán thuế không?
Khi thực hiện giải thể, văn phòng đại diện phải làm thủ tục quyết toán thuế. Trước khi nộp hồ sơ thực hiện thủ tục xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế, văn phòng đại diện cần phải hoàn thành các thủ tục về thuế. Cụ thể là thủ tục thực hiện quyết toán thuế đối với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thủ tục quyết toán thuế TNCN đối với lãnh đạo văn phòng đại diện và nhân viên tại văn phòng. Sau đó, văn phòng đại diện tiến hành nộp hồ sơ thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế lên cơ quan thuế quản lý.
Văn phòng đại diện cần phải thực hiện những gì khi chấm dứt hoạt động?
Văn phòng đại diện phải thực hiện việc niêm yết công khai thông báo chấm dứt hoạt động tại trụ sở chính của văn phòng đại diện. Đồng thời, tiến hành các nghĩa vụ khác khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quy định pháp luật.
Thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động có nghĩa vụ chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng, tiến hành thanh toán các khoản nợ, bao gồm cả nợ thuế và các quyền lợi hợp pháp đối với người lao động đã làm việc tại văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Đánh giá:
