Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại văn bản xác nhận của cá nhân, tổ chức trả thu nhập tiến hành việc trừ số thuế cần nộp vào thu nhập của người nộp thuế. Vậy quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện ra sao? Hãy cùng Tư Vấn Quang Minh tìm hiểu câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại khoản 1 Điều 32, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm những nội dung sau:
- Tên gọi của chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu và ký hiệu mẫu của chứng từ khấu trừ thuế, cùng với số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Chứng từ khấu trừ thuế cũng bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp.
- Chứng từ khấu trừ thuế gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế đối với người nộp thuế có mã số thuế.
- Nội dung gồm quốc tịch đối với người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam.
- Khoản thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập, số thuế đã khấu trừ; cùng với số thu nhập còn được nhận;
- Thông tin về ngày, tháng, năm lập ra chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin về họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Nếu chứng từ khấu trừ thuế được sử dụng là chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký điện tử.
Khi nào cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Căn cứ quy định của Thông tư 111/2013/TT-BTC tại khoản 2 Điều 25, thời điểm bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
Cá nhân, tổ chức thực hiện việc trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn được quy định, Điều này theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ phải cấp chứng từ khấu trừ thuế. Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ.
Như thế, đối với cá nhân, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải thực hiện việc nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi tiến hành trả thu nhập cho người đó trường hợp chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu thì bắt buộc cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Theo quy định, cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp bị khấu trừ thuế thuộc một trong những đối tượng quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC khoản 1 Điều 25 như sau:
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho tổ chức kinh tế, doanh nghiệp thuê tài sản.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ việc trúng thưởng.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với thu nhập từ nhượng quyền, bản quyền thương mại.
- Thực hiện khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (thực hiện khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
Ngoài ra, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định trong một số trường hợp cụ thể như sau:
(*) Cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động thì thực hiện như sau: Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế từ cá nhân, tổ chức trả thu nhập.
Chẳng hạn: Trường hợp chị A ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để làm công việc nhập liệu tại công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2023 đến tháng 4/2024. Thu nhập của chị A được Công ty X thanh toán theo từng tháng với số tiền là 05 triệu đồng. Như vậy, chị A có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ thể hiện số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2023 và một chứng từ thể hiện số thuế đã khấu trừ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2024.
(*) Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì cá nhân, tổ chức trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.
Chẳng hạn: Trường hợp Ông B ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty Y từ tháng 8/2023 đến tháng hết tháng 9/2024. Nếu ông B phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có đề nghị Công ty Y cấp chứng từ khấu trừ, Công ty Y sẽ tiến hành cấp 01 chứng từ thể hiện số thuế đã khấu trừ từ tháng 8 đến hết tháng 12/2023 và 01 chứng từ thể hiện số thuế đã khấu trừ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 9/2024.
Lưu ý: Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì cá nhân, tổ chức trả thu nhập không tiến hành cấp chứng từ khấu trừ thuế.
Quy định về thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 31, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm cá nhân, tổ chức thực hiện trả thu nhập và tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân. Mặt khác, người có thu nhập bị khấu trừ thuế phải được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Như vậy, khi cá nhân có yêu cầu gửi đến cá nhân, tổ chức trả thu nhập cho mình thì đó là thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Trước đây, cá nhân có thể được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung theo quy định. Tuy nhiên, hiện nay tất cả cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.
Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ vào quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại khoản 2 Điều 33 về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm áp dụng cho việc sử dụng chứng từ điện tử.
Mỗi đơn vị cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ có thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử khác biệt nhất định. Tuy nhiên, các đơn vị đó vẫn cần phải tiến hành theo các bước sau đây:
Bước 1: Lựa chọn gói mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN phù hợp
Doanh nghiệp xem xét và lựa chọn gói mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình.
Bước 2: Lập hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử
Doanh nghiệp cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ chứng từ điện tử. Đồng thời, đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ soạn thảo bản hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng doanh nghiệp.
Thông thường, hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ gồm các giấy tờ sau đây:
- 01 bản scan hợp lệ đối với Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- 01 bản scan một trong các giấy tờ pháp lý cá nhân như Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Trường hợp người ký là người được ủy quyền, hồ sơ cần thêm giấy ủy quyền của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp; cùng với CMND hoặc CCCD hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử cho doanh nghiệp
Sau khi ký hợp đồng mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nhân viên của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử sẽ hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.
Bước 4: Bàn giao phần mềm lập chứng từ điện tử
Sau khi đã hướng dẫn và khách hàng dùng thử phần mềm, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm lập chứng từ điện tử cho khách hàng sử dụng.
Lưu ý: Trong Công văn số 2455/TCT-DNNCN ban hành năm 2022, Tổng cục thuế nêu rõ, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, hay chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Tổ chức khấu trừ có quyền tự xây dựng hệ thống phần mềm cho việc sử dụng chứng từ điện tử miễn là đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định của nhà nước.
Trên đây là nội dung bài viết do Tư Vấn Quang Minh cung cấp những quy định pháp lý và thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Mong rằng những thông tin này hữu ích cho quá trình tham khảo và áp dụng của bạn đọc. Nếu có băn khoăn hay câu hỏi nào liên quan, đừng ngại liên hệ ngay đến hotline của Quang Minh để được giải đáp nhé!
Những câu hỏi thường gặp về việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm những nội dung gì?
Căn cứ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại khoản 1 Điều 32, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm những nội dung sau:
- Tên gọi của chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu và ký hiệu mẫu của chứng từ khấu trừ thuế, cùng với số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Chứng từ khấu trừ thuế cũng bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp.
- Chứng từ khấu trừ thuế gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế đối với người nộp thuế có mã số thuế.
- Nội dung gồm quốc tịch đối với người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam.
- Khoản thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập, số thuế đã khấu trừ; cùng với số thu nhập còn được nhận;
- Thông tin về ngày, tháng, năm lập ra chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin về họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Khi nào cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Căn cứ Thông tư 111/2013/TT-BTC tại khoản 2 Điều 25, quy định cá nhân, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải thực hiện việc nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi tiến hành trả thu nhập cho người đó trường hợp chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu thì bắt buộc cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Hồ sơ đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm những gì?
- 01 bản scan hợp lệ đối với Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- 01 bản scan một trong các giấy tờ pháp lý cá nhân như Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Trường hợp người ký là người được ủy quyền, hồ sơ cần thêm giấy ủy quyền của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp; cùng với CMND hoặc CCCD hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Đánh giá:
