Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khi có sự thay đổi về cá nhân đứng tên đại diện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình, hồ sơ và thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn tránh được các rủi ro pháp lý, ảnh hưởng đến giao dịch với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết các trường hợp cần thay đổi, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và các lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (hiệu lực từ 01/01/2021);
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (hiệu lực từ 04/01/2021);
- Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư (hiệu lực từ 15/07/2016);
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/05/2021).
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đứng đầu, thay mặt doanh nghiệp ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch và chịu trách nhiệm pháp lý. Chức danh có thể bao gồm: Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV, Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch công ty,…
Ngay khi thành lập, thông tin người đại diện theo pháp luật được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật và thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Những trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật
Theo Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy theo quy định tại Điều lệ công ty. Căn cứ vào đó, các trường hợp thay đổi thường gặp bao gồm:
- Thay thế người đại diện theo pháp luật hiện tại bằng cá nhân khác;
- Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật mới bên cạnh người hiện tại;
- Giảm số lượng người đại diện bằng cách loại bỏ một trong các cá nhân đã được đăng ký;
- Điều chỉnh chức danh của người đại diện (ví dụ: từ Giám đốc sang Tổng Giám đốc).
Thủ tục và quy trình thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về nhân sự đại diện trước pháp luật. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần lập 01 bộ hồ sơ đầy đủ, tương ứng với từng loại hình công ty (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần). Hồ sơ gồm thông báo thay đổi, quyết định, biên bản họp (nếu có), giấy tờ tùy thân của người đại diện mới và các tài liệu kèm theo.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ được nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, theo một trong hai hình thức:
- Trực tiếp: Nộp bản cứng tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư;
- Trực tuyến: Nộp hồ sơ điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Thời gian giải quyết: Từ 05 đến 07 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Nhận kết quả
- Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận người đại diện mới.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại.
Bước 4: Công bố thay đổi
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp GPKD mới, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin thay đổi người đại diện trên Cổng thông tin quốc gia. Việc không công bố đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
Chi tiết hồ sơ khi đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật
Căn cứ Khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị hồ sơ theo từng loại hình cụ thể như sau:
Hồ sơ được áp dụng cho công ty cổ phần:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Quyết định và Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi;
- Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới;
- Thông báo bổ sung thông tin số điện thoại doanh nghiệp (nếu trước đó chưa đăng ký);
- Giấy ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục (nếu nộp hồ sơ qua người được ủy quyền), kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Hồ sơ áp dụng cho công ty TNHH một thành viên:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi;
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới;
- Thông báo bổ sung số điện thoại (nếu cần);
- Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu có).
Trường hợp công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới;
- Thông báo cập nhật số điện thoại doanh nghiệp (nếu chưa có);
- Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu nộp thay).
Lưu ý quan trọng: Theo Khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải có thông tin số điện thoại của doanh nghiệp. Thiếu thông tin này, hồ sơ sẽ bị coi là không hợp lệ, dẫn đến việc hồ sơ không được tiếp nhận hoặc bị yêu cầu sửa đổi bổ sung.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng toàn bộ hồ sơ được lập, ký và đóng dấu đúng người có thẩm quyền, tránh sai sót trong bước tiếp nhận tại Sở KH&ĐT.
5 việc cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Cập nhật thông tin tại ngân hàng: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện trên tài khoản ngân hàng để đảm bảo giao dịch được tiếp tục thông suốt.
- Thay đổi thông tin chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh: Trường hợp người đại diện cũ đồng thời là người đứng đầu các đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh tương ứng.
- Thông báo cho đối tác, cơ quan quản lý: Doanh nghiệp nên gửi thông báo chính thức tới khách hàng, đối tác, cơ quan BHXH và các bên liên quan về việc thay đổi người đại diện để đảm bảo tính pháp lý và cập nhật thông tin liên lạc.
- Cập nhật thông tin trên các giấy phép liên quan: Nếu doanh nghiệp có giấy phép con (VD: Giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện), cần đồng thời làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật trên các loại giấy phép này.
- Kê khai và nộp thuế TNCN (nếu có chuyển nhượng vốn): Trong trường hợp thay đổi người đại diện đồng thời phát sinh chuyển nhượng vốn, người đại diện cũ phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật – Tư Vấn Quang Minh
Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp, Tư Vấn Quang Minh cung cấp dịch vụ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật trọn gói, nhanh chóng và tuân thủ quy định.
Nội dung hỗ trợ bao gồm:
- Tư vấn điều kiện, rủi ro pháp lý và hồ sơ cần thiết;
- Soạn thảo đầy đủ hồ sơ, hướng dẫn ký kết đúng quy định;
- Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ, nhận kết quả tại Sở KH&ĐT;
- Bàn giao GPKD mới tận nơi cho doanh nghiệp trong vòng 5 ngày làm việc.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi người đại diện theo pháp luật?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có sự thay thế, bổ sung, giảm bớt số lượng hoặc thay đổi chức danh của người đại diện được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Sau bao lâu kể từ khi có thay đổi, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ?
Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định hoặc nghị quyết thay đổi người đại diện theo pháp luật.
3. Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện là bao lâu?
Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là từ 5 đến 7 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ.
4. Nếu không công bố thông tin thay đổi người đại diện có bị phạt không?
Có. Doanh nghiệp không công bố thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GPKD mới có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng, theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
5. Có thể nộp hồ sơ thay đổi người đại diện qua mạng không?
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
6. Trường hợp có nhiều người đại diện theo pháp luật, thay đổi một người có cần nộp hồ sơ không?
Có. Dù doanh nghiệp có một hay nhiều người đại diện theo pháp luật thì việc thay đổi bất kỳ ai trong số đó đều cần thực hiện thủ tục theo quy định và nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
7. Tư Vấn Quang Minh có hỗ trợ trọn gói thủ tục này không?
Có. Tư Vấn Quang Minh cung cấp dịch vụ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật từ A–Z, bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ và bàn giao kết quả trong vòng 5 ngày làm việc.
