Việc thay đổi tên công ty là một quyết định quan trọng và khá phức tạp, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định pháp lý. Trong bài viết này, Tư vấn Quang Minh sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về quy trình thay đổi tên công ty, những chi phí liên quan và các lưu ý quan trọng khác. Bạn cũng sẽ được giải đáp một số câu hỏi thường gặp về việc thay đổi tên công ty, giúp bạn hiểu rõ và thực hiện quá trình này một cách suôn sẻ.
Thủ tục thay đổi tên công ty
Thay đổi tên công ty là một trong những nội dung cần đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Quy trình thực hiện gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Lựa chọn tên công ty mới
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định tên mới dự định sử dụng. Việc đặt tên phải đáp ứng quy định pháp luật về cấu trúc tên doanh nghiệp, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức đã đăng ký trước đó.
Bước 2: Tra cứu khả năng đăng ký tên mới
Doanh nghiệp thực hiện tra cứu tên dự kiến thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Việc này giúp đánh giá tên mới có vi phạm điều kiện cấm hay trùng lặp với các doanh nghiệp hiện hữu hay không.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp
Sau khi lựa chọn được tên hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi tên theo mẫu. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ theo quy định, trong đó có thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Tiến hành nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh có thẩm quyền
Hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và thẩm định hồ sơ ngay sau khi tiếp nhận tính hợp lệ và cập nhật tên mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.
Bước 6: Khắc lại con dấu theo tên mới
Sau khi được cấp giấy đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu pháp nhân để đảm bảo thống nhất với tên công ty mới, phục vụ cho các hoạt động giao dịch và pháp lý.
Hồ sơ thay đổi tên công ty
Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thay đổi tên công ty sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ tương ứng với từng loại hình:
Đối với công ty cổ phần
Doanh nghiệp là công ty cổ phần cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
- Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi tên công ty;
- Biên bản họp Hội đồng quản trị, ghi nhận nội dung thống nhất thông qua việc thay đổi tên;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó thể hiện rõ nội dung thay đổi là tên công ty;
- Thông báo bổ sung thông tin doanh nghiệp: như số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (áp dụng nếu doanh nghiệp chưa kê khai trước đó);
- Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính).
Trường hợp doanh nghiệp là công ty TNHH một thành viên hoặc từ hai thành viên trở lên
Trường hợp là công ty trách nhiệm hữu hạn (1 thành viên hoặc từ 2 thành viên trở lên), doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Thông báo về việc thay đổi tên doanh nghiệp, nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh;
- Thông báo bổ sung thông tin về số điện thoại, phương pháp tính thuế, kế toán (nếu trước đó chưa cập nhật);
- Quyết định của Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) về việc đổi tên;
- Biên bản họp Hội đồng thành viên (áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục hành chính (trường hợp người đại diện không trực tiếp nộp hồ sơ).
Các lưu ý sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp
Việc thay đổi tên doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở khâu đăng ký với cơ quan chức năng. Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước tiếp theo đầy đủ một số nghĩa vụ pháp lý và nghiệp vụ sau đây để tránh phát sinh sai phạm:
Khắc con dấu mới và thực hiện công bố mẫu dấu
Nếu tên công ty đã thay đổi, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu pháp nhân tương ứng với tên mới. Đồng thời, cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là yêu cầu bắt buộc để mẫu dấu hợp pháp và có hiệu lực sử dụng.
Trường hợp sử dụng dịch vụ tại Tư Vấn Quang Minh, chúng tôi hỗ trợ trọn gói quy trình này.
Làm lại bảng hiệu công ty
Theo quy định, tên doanh nghiệp phải được thể hiện trên bảng hiệu tại trụ sở chính. Do vậy, bảng hiệu cũ phải được thay thế hoặc chỉnh sửa lại để phản ánh đúng tên doanh nghiệp sau khi thay đổi.
Quản lý và xử lý con dấu cũ (nếu có)
- Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015:
Các doanh nghiệp sử dụng con dấu được cấp bởi Công an và có giấy chứng nhận mẫu dấu bắt buộc phải nộp lại dấu cũ sau khi đổi tên công ty. - Đối với doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/07/2015 trở đi:
Không cần nộp lại dấu cũ, tuy nhiên không được tiếp tục sử dụng dấu chứa tên công ty cũ trong bất kỳ văn bản, giao dịch nào.
Xử lý hóa đơn theo tên công ty mới
Tùy loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng, cách xử lý sẽ khác nhau:
Đối với hóa đơn giấy (nếu vẫn còn tồn):
- Nộp mẫu thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC;
- Khắc dấu vuông với tên công ty mới và đóng đè lên phần tên cũ trên mỗi liên hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử:
Hiện nay có 2 hướng xử lý tùy theo hướng dẫn cụ thể từ Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đăng ký:
| Trường hợp 1 | Trường hợp 2 (phổ biến hơn) |
|---|---|
| Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để cập nhật tên công ty mới; | Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để điều chỉnh tên công ty; |
| Nộp mẫu TB04/AC để điều chỉnh thông tin. | Tiến hành hủy toàn bộ số hóa đơn cũ chưa sử dụng để phát hành hóa đơn theo tên mới |
| Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới theo tên mới. |
Lưu ý: Thực tế, phần lớn các Chi cục Thuế hiện nay áp dụng Trường hợp 2 để đảm bảo tính đồng bộ và chính xác của hệ thống.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) khi thay đổi tên doanh nghiệp
1. Sau khi thay đổi tên doanh nghiệp, có bắt buộc phải khắc lại con dấu không?
Có. Nếu doanh nghiệp đã thay đổi tên, con dấu cũ trở nên không hợp lệ. Doanh nghiệp phải khắc dấu pháp nhân mới theo tên mới và thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua Cổng thông tin quốc gia để được pháp luật công nhận.
2. Trường hợp công ty sử dụng dịch vụ Tư Vấn Quang Minh thì có cần tự khắc dấu không?
Không cần. Khi sử dụng dịch vụ trọn gói tại Tư Vấn Quang Minh, chúng tôi sẽ hỗ trợ toàn bộ quá trình khắc dấu và thực hiện thông báo mẫu dấu cho doanh nghiệp.
3. Có bắt buộc phải làm lại bảng hiệu công ty sau khi đổi tên không?
Có. Tên doanh nghiệp phải được thể hiện đúng trên bảng hiệu tại trụ sở chính. Nếu bảng hiệu còn ghi tên cũ thì bị xem là vi phạm hành chính, có thể bị xử phạt.
4. Con dấu cũ có phải nộp lại cho cơ quan công an không?
- Có, nếu doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2015 và sử dụng con dấu do công an cấp, doanh nghiệp phải nộp lại dấu cũ sau khi đổi tên.
- Không, nếu doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/07/2015 trở đi, tuy nhiên không được tiếp tục sử dụng con dấu có tên cũ trong bất kỳ hoạt động nào.
5. Hóa đơn giấy còn tồn kho thì xử lý thế nào sau khi thay đổi tên?
Doanh nghiệp cần nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (mẫu TB04/AC), sau đó khắc dấu vuông theo tên mới và đóng đè lên phần tên cũ trước khi tiếp tục sử dụng hóa đơn còn lại.
6. Hóa đơn điện tử có phải hủy không khi đổi tên công ty?
Tùy theo yêu cầu của từng Chi cục Thuế, có hai cách xử lý:
- Trường hợp 1: Điều chỉnh thông tin tên công ty trong phần mềm hóa đơn và nộp mẫu TB04/AC.
- Trường hợp 2 (phổ biến hơn): Hủy toàn bộ hóa đơn cũ chưa sử dụng và thực hiện phát hành hóa đơn mới theo tên mới.
Lưu ý: Hiện nay đa số Chi cục Thuế yêu cầu thực hiện theo Trường hợp 2 để đảm bảo thống nhất dữ liệu.
Hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau đây để nhận được tư vấn Dịch vụ đăng ký thành lập công ty hoặc các ưu đãi tốt nhất và nhanh chóng nhất:
Công ty TNHH DV tư vấn Quang Minh
Địa chỉ: 19/2B Thạnh Lộc 08, Kp 03, Phường Thạnh Lộc, Quận 12,TP HCM
Hotline: 096 3839 005
Email: [email protected]
Website: https://tuvanquangminh.com/
